Juurdepääs süsteemis hoitavatele andmetele ning erinevatele süsteemisisestele tegevustele võib sõltuda:

• kasutaja tasemest;
• grupi kuuluvusest;
• üksusest;
• seadistatud eriõigustelahendusest.

Vt ka administraatorite tasemeid, et saada ülevaade administraatorite juurdepääsuõigustest.

WebDesktopis antakse õiguseid grupipõhiselt. Gruppide haldamise õigus on tavaadministraatoril ja üksuse administraatoril üksuse piires. Kõik õigused on realiseeritud grupikuuluvuste järgi. Igas asutuses on minimaalselt asutuse töötajate grupp (“Asutusenimi töötajad”), kuhu kuuluvad kõik kasutajad. Asutuse töötajate gruppi kuulumine annab kasutajale minimaalsed vajalikud õigused süsteemi kasutamiseks. Vastavalt vajadusele on soovitav luua ka nt iga osakonna grupid, juhtkond ning kantselei (kuna dokumendid liiguvad läbi kantselei, siis ka nende töötajatel on reeglina rohkem õigusi) .

Grupid on omakorda seotud puus paiknevate kataloogidega, seega grupi õigused kehtivad vaid temaga seotud kataloogile (ning kõigele, mis jääb selle kataloogi sisse).

Valige menüü „Lisa uus“ → „Admin“ → „Grupp“

• Asukoht - grupi asukoht puus (üldjuhul kataloog nimega „Grupid“);
• Grupi nimi - grupile antav nimi (nt juhtkond, osakonna nimi);
• On avalik - kasutatakse ainult dokumendiregistri vajalike sarjade avalikustamiseks
• Kasutajad - gruppi kuuluvate kasutajate valimine;
  • Nimi - kasutaja otsing nime järgi;
  • Grupp - kasutaja otsing grupi järgi;
• Kirjeldus - täiendav informatsioon grupi kohta;
• Laienduse nimetus - väli täidetakse juhul, kui spetsiifiline eriarendus on kasutusel (väli on nähtav juhul kui laiendused on lubatud).

Eriõigused võivad olla abiks järgnevatel juhtudel:

• sarja/kataloogi puhul on oluline, et tavakasutaja saaks lisada uusi dokumente ning näha enda lisatud dokumente, kuid ta ei tohiks näha teiste lisatud dokumente;
• tavakasutaja peab saama võimaldada juurdepääsu dokumendile, millele temal on juurdepääsuõigused.

Kui eriõigused on konfiguratsioonifailist sisse lülitatud, ilmub sarja/kataloogi muutmise aknasse väli „Anna eriõigus dokumendi lisajale“.

Eriõiguste liigid:

• Lugemine - tavakasutaja saab lisada dokumendi, kuid ei saa seda muuta;
• Kirjutamine - tavakasutaja saab lisada dokumendi ning saab seda muuta;
• Kustutamine - tavakasutaja saab lisada, muuta ning kustutada dokumendi.

Eriõiguse liigi (lugemine, kirjutamine, kustutamine) seadistamisel tuleb olla teadlik, et tavakasutaja saab anda edasi samataseme ning madalama taseme eriõigusi konkreetse dokumendi puhul. Nt kui tavakasutajale on antud kirjutamise eriõigused mingile sarjale, siis saab tavakasutaja enda lisatud dokumenti edastada ainult vaatamiseks („Lugemine“), kuid vajadusel ka muutmiseks („Kirjutamine“).

Väljapõhiseid õigusi saab anda ainult töölaua administraator. Igale metaandmeväljale saab määrata õiguste grupid vaatamise, lisamise ning muutmise tegevuste jaoks. Näiteks on võimalik arvete, töölähetuste vmt puhul määrata teatud väljad täidetavaks ja nähtavaks vaid juhtkonnale. Väljapõhise õiguse määramiseks liikuge välja seadistustes plokki „Grupi filter“.

Rohkem väljapõhiste õiguste seadistusest...