1. Eksportimiseks avage haldamise menüüst (alam)tüübi nimekirjavaade.
   • Oletame, et soovime eksportida kirjavahetust. Selleks võib otsi-menüü abil välja filtreerida teatud ajavahemikku jääva kirjavahetuse.
   • Teine võimalus on avada kirjavahetus haldamise-menüüst.
2. Vajutage „Ekspordi“ nuppu.
3. Avaneb eksportimise aken, kus tehke sobilikud valikud.
   • Lisa ID väli - Exceli tabelisse lisatakse dokumendi/objekti ID nr.
   • Lisa pealkiri - Exceli tabelisse lisatakse veergude pealkirjad (välja ekspordi nimetus).
   • Formaat - Teksti kodeeringu valikud.
     • UTF8 – venekeelsete tähtede puhul
     • ISO-8859-15 – vanemad Exceli versioonid ning eestikeelsete tähtede puhul.
   • Tüüp.
     • Excel (.xls) – koostatakse Exceli fail.
     • TAB-ga eraldatud (.txt) – koostatakse CSV laadne TABidega (tabulaator) eraldatud fail.
     • Komaga eraldatud (.csv) – koostatakse CSV fail (väärtused komaga eraldatud).
     • Semikooloniga eraldatud (.csv) – koostatakse CSV fail (väärtused semikooloniga eraldatud).
   • Väljad - Väljad, mis kantakse Exceli tabelisse. Vaikimisi on valitud kõik väljad. Mitme välja valimiseks hoidke all Ctrl-klahvi.
4. Kui valikud on tehtud, vajutage „Ekspordi“ nuppu.

Struktuuripuud on võimalik tervikuna eksportida tabeltöötlusfaili xlx-vormingusse. Administraatorid saavad korraga eksportida maksimaalselt ühe üksuse struktuuripuu.

Puu eksportimisel koondatakse ühte faili järgmised andmed:

• tüüp - töölaud, üksus, kataloog, funktsioon, sari jms;
• tähis - liigitusüksuse indeks nt funktsioonil 1, sarjal 1-2;
• nimi;
• indeks - mitmenda kataloogiga tegu nt 01;
• arhiiviväärtus - Arhiiviväärtuse termini kohta lähemalt...;
• säilitamise ajakava - Säilitamise ajakava kohta lähemalt...;
• piirang - kataloogile seadistatud vaikimisi juurdepääsupiirang;
• piirang kehtiv kuni - kataloogile seadistatud vaikimisi juurdepääsupiirang;
• piirangu alus - kataloogile seadistatud vaikimisi juurdepääsupiirang;
• dokumendi tüübid - andmetüübid, millega kataloog seotud on;
• eriõigus dokumendi lisajale - kataloogile seadistatud eriõigused, mis antakse kande lisajale;
• eelvaate õigus - grupid, millel on kataloogis sisalduvatele kannetele eelvaate õigused;
• lugemisõigus - grupid, millel on kataloogis sisalduvatele kannetele lugemisõigused;
• kirjutamisõigus - grupid, millel on kataloogis sisalduvatele kannetele kirjutamisõigused;
• kustutamisõigus - grupid, millel on kataloogis sisalduvatele kannetele kustutamisõigused.

1. Puu eksportimiseks tehke linnuke ette puu tasemele, millest alates eksporti alustatakse. Nt võib olla tarvidus saada detailsem ülevaade dokumentide loetelust.
2. Vajutage „Ekspordi“ nuppu.
3. Kohtarvutisse laetakse xls-fail.

Tagasi tavakasutaja juhendi avalehele