| Both sides previous revisionPrevious revisionNext revision | Previous revision |
| wd:administraatorile:arhiveerimine_havitamine [2025/03/25 13:36] – [Säilitamise / eraldamise ajakavade määramine sarjadele] support | wd:administraatorile:arhiveerimine_havitamine [2025/05/02 13:51] (Hetkel kehtiv) – [Säilitamise / eraldamise ajakavade määramine sarjadele] support |
|---|
| ====== Arhiveerimis- ja hävitamismoodul ====== | ====== Arhiveerimis- ja hävitamismoodul ====== |
| |
| ^Alates WD versioonist|28.05.2014| | ^Alates versioonist|28.05.2014| |
| ^Uuendatud|16.06.2024| | ^Uuendatud|27.03.2025| |
| |
| ===== Milleks? ===== | ===== Milleks? ===== |
| * **Arhiiviväärtuslik (AV)** - kui sari on märgitud arhiiviväärtuslikuks, siis seda hävitada ei tohi. | * **Arhiiviväärtuslik (AV)** - kui sari on märgitud arhiiviväärtuslikuks, siis seda hävitada ei tohi. |
| - Hindamisotsus: võimalik lisada viide rahvusarhiivi hindamisotsusele. | - Hindamisotsus: võimalik lisada viide rahvusarhiivi hindamisotsusele. |
| - Kui säilitamise ajakavad on lisatud, saate valida **Säilitamise ajakava** juurde sarjale. Avage sarja lisamise / muutmise vorm. {{ :wd:administraatorile:ajakavad_sarja_muutmisel.png?600 |}} Reeglina on sarjas sama säilitustähtajaga dokumendid ning sellisel juhul tuleb sarjale valida juurde ainult üks säilitamise ajakava. Kui aga tegemist on hübriidsarjaga (sari sisaldab rohkem kui ühte tüüpi säilitustähtaegadega dokumente), tuleb sarjale valida vastavalt mitu säilitamise ajakava. Sellisel juhul tuleb "Säilitamise ajakava" väljale valida see ajakava, mis on dokumendi registreerimisel alati vaikimisi valitud ning teisele väljale "Alternatiivsed säilitamise ajakavad" tuleb valida kõik säilitamise ajakavad. Hübriidsarja kuuluvate dokumentidel saab kande muutmise vormil kuvada "Säilitamine" plokki (aktiveeritakse andmetüübi halduses), kus tavakasutajad saavad otsustada, milline säilitamise ajakava kandele valitakse. Kasutajale kuvatavate säilitamise ajakavade valik sõltub ajakavade seadistustest sarja juures. {{ :wd:administraatorile:sailitamine_kandel.png?400 |}} | - Kui säilitamise ajakavad on lisatud, saate sarjale valida **Säilitamise ajakava**. Avage sarja lisamise / muutmise vorm. {{ :wd:administraatorile:ajakavad_sarja_muutmisel.png?600 |}} Reeglina on sarjas sama säilitustähtajaga dokumendid ning sellisel juhul tuleb sarjale valida juurde ainult üks säilitamise ajakava. Kui aga tegemist on hübriidsarjaga (sari sisaldab rohkem kui ühte tüüpi säilitustähtaegadega dokumente), tuleb sarjale valida vastavalt mitu säilitamise ajakava. Sellisel juhul tuleb "Säilitamise ajakava" väljale valida see ajakava, mis on dokumendi registreerimisel alati vaikimisi valitud ning teisele väljale "Alternatiivsed säilitamise ajakavad" tuleb valida kõik säilitamise ajakavad. Hübriidsarja kuuluvate dokumentidel saab kande muutmise vormil kuvada "Säilitamine" plokki (aktiveeritakse andmetüübi halduses), kus tavakasutajad saavad otsustada, milline säilitamise ajakava kandele valitakse. Kasutajale kuvatavate säilitamise ajakavade valik sõltub ajakavade seadistustest sarja juures. {{ :wd:administraatorile:sailitamine_kandel.png?400 |}} |
| - Sarjale saab seadistada ka automaatse arhiveerimise ja/või hävitamisele märkimise: | - Sarjale saab seadistada ka automaatse arhiveerimise ja/või hävitamisele märkimise: |
| * **Liiguta automaatselt arhiivi** – võimalik aktiveerida automaatne arhiivi liigutamine, mis tähendab, et saab seadistada mis ajahetkel liigutatakse dokumendid jooksvalt arhiivi, vt ka järgmist seadistust “Arhiveerimise aeg”. | * **Liiguta automaatselt arhiivi** – võimalik aktiveerida automaatne arhiivi liigutamine, mis tähendab, et saab seadistada mis ajahetkel liigutatakse dokumendid jooksvalt arhiivi, vt ka järgmist seadistust “Arhiveerimise aeg”. |
| * **Arhiveerimise aeg** – automaatseks arhiivi liigutamiseks tuleb märkida, mitu aastat hiljem alates säilitamise alguse kuupäevast liigutatakse dokumendid automaatselt arhiivi. Kui jätta arhiveerimise ajaks 0, siis liigutatakse arhiveeritavad kanded otse arhiivi. | * **Arhiveerimise aeg** – automaatseks arhiivi liigutamiseks tuleb märkida, mitu aastat hiljem alates säilitamise alguse kuupäevast liigutatakse dokumendid automaatselt arhiivi. Kui märkida arhiveerimise ajaks 0, siis liigutatakse kanded arhiivi Säilitamise alguse kuupäeval. |
| * **Määra automaatselt hävitamisele** - kui saabub dokumendi säilitustähtaeg, siis märgib süsteem dokumendi hävitamisele. | * **Määra automaatselt hävitamisele** - kui saabub dokumendi säilitustähtaeg, siis märgib süsteem dokumendi hävitamisele. |
| Automaatne arhiveerimine ja hävitamisele märkimine tuleb igas keskkonnas eraldi aktiveerida, selleks võtke ühendust kasutajatoega vastava skripti käivitamiseks (tasuline teenus). | Automaatne arhiveerimine ja hävitamisele märkimine tuleb igas keskkonnas eraldi aktiveerida, selleks võtke ühendust kasutajatoega vastava skripti käivitamiseks (tasuline teenus). |
| | |
| | Kui lisad või muudad sarja juures säilitamise tingimusi ning sarjas on juba eelnevalt dokumente, tuleb pärast muudatuste salvestamist vajutada nuppu: "Kanna ajakava kõikidele dokumentidele". |
| | |
| ==== Arhiveeritavate andmetüüpide seadistamine ==== | ==== Arhiveeritavate andmetüüpide seadistamine ==== |
| Järgmisena tuleb seadistada andmetüübid, mida soovite arhiveerida. Seadistada tuleb ainult need andmetüübid, kuhu reaalselt on andmed registreeritud st kui teil on WD-s peatüüp "Kirjavahetus", kuhu andmeid ei registreerita ning alamtüübid "Saabunud dokument" ning "Väljasaadetav dokument", kuhu registreeritakse andmed, siis tuleb seadistused teha ainult alamtüüpidel. | Järgmisena tuleb seadistada andmetüübid, mida soovite arhiveerida. Seadistada tuleb ainult need andmetüübid, kuhu reaalselt on andmed registreeritud st kui teil on WD-s peatüüp "Kirjavahetus", kuhu andmeid ei registreerita ning alamtüübid "Saabunud dokument" ning "Väljasaadetav dokument", kuhu registreeritakse andmed, siis tuleb seadistused teha ainult alamtüüpidel. |
| |
| - Seadistamiseks liikuge [[wd:administraatorile:andmetüübihaldus&#kuidas_seadistada|andmetüübihaldusesse]] andmetüübi arhiveerimise plokki. Nt avage "Haldamine" -> "Kirjavahetus" -> "Saabunud dokument" -> nupp "Muuda tüüpi". Kerige plokini "Arhiveerimine". {{ :wd:administraatorile:arhiveerimine_plokk_andmetyybihaldus.png |}} | - Seadistamiseks liikuge [[wd:administraatorile:andmetüübihaldus&#kuidas_seadistada|andmetüübihaldusesse]] andmetüübi arhiveerimise plokki. Nt avage "Haldamine" -> "Kirjavahetus" -> "Saabunud dokument" -> nupp "Muuda tüüpi". Kerige plokini "Arhiveerimine". {{ :wd:administraatorile:arhiv_plokk_andmetyybihaldus.png?400 |}} |
| - Tehke arhiveerimise plokis järgnevad seadistused: | - Tehke arhiveerimise plokis järgnevad seadistused: |
| * **On aktiivne** - arhiveerimiseks tehke linnuke, et oleks võimalik teha edasisi seadistusi; | * **On aktiivne** - arhiveerimiseks tehke linnuke, et oleks võimalik teha edasisi seadistusi; |
| * **Reg. kp väli** - siduge registreerimiskuupäeva väljaga. Antud kuupäev määrab, millisesse arhiveerimiskogumikku dokument lisatakse; | * Reg. kp väli - saab siduda registreerimiskuupäeva väljaga, ei ole kohustuslik; |
| * **Säilitamise alguse kp** - siduge kuupäeva väljaga, mis pannakse arhiveeritud dokumendi säilitamise alguskuupäevaks. See seadistus on seotud säilitamise ajakavas määratud säilitamise aja algusega ([[#Säilitamise / eraldamise ajakavade määramine sarjadele|vt punkt 3]]); | * **Säilitamise alguse kp** - siduge kuupäeva väljaga, mis pannakse arhiveeritud dokumendi säilitamise alguskuupäevaks. See seadistus on seotud säilitamise ajakavas määratud säilitamise aja algusega ([[#Säilitamise / eraldamise ajakavade määramine sarjadele|vt punkt 3]]); |
| * **Kuva säilitamise ajakava** - tuleb linnutada, kui andmetüübile registreeritakse dokumente, millel on olemas alternatiivsed ajakavad; | * **Kuva säilitamise ajakava** - linnutada, kui andmetüübile registreeritakse dokumente, millel on olemas alternatiivsed ajakavad või on soov kuvada kannetel plokki "Säilitamine"; |
| * **Loenduri indeksi väli** - saab siduda [[wd:administraatorile:andmetüübihaldus:loenduri_indeks|loenduri indeks tüüpi väljaga]]; | * Loenduri indeksi väli - saab siduda [[wd:administraatorile:andmetüübihaldus:loenduri_indeks|loenduri indeks tüüpi väljaga]], ei ole kohustuslik; |
| * **Pealkirja väli** - arhiveeritud dokumendi kirjeldamiseks; | * Pealkirja väli - arhiveeritud dokumendi kirjeldamiseks, ei ole kohustuslik; |
| |
| ===== Kuidas arhiveerida? ===== | ===== Kuidas arhiveerida? ===== |
| <note important>Arhiveerimisõigus on [[wd:administraatorile:administraatorite_tasemed|administraatoritel]] ning arhiveerimishaldurite gruppi kuuluvatel tavakasutajatel. Arhiveerimishaldurid saate määrata [[wd:administraatorile:struktuuripuu#töölaua_seadistamine|töölaua seadetes]]. </note> | <note important>Arhiveerimisõigus on [[wd:administraatorile:administraatorite_tasemed|administraatoritel]] ning arhiveerimishaldurite gruppi kuuluvatel tavakasutajatel. Arhiveerimishaldurid saate määrata [[wd:administraatorile:struktuuripuu#töölaua_seadistamine|töölaua seadetes]]. </note> |
| |
| - Arhiveerimiskogumikkude moodustamiseks saate kasutada WD standardotsingut. Nt kui soovite arhiveerida 2010nda aasta kirjad, siis avage menüü "Otsi" ning valige soovitud andmetüüp (antud näites on selleks "Kirjavahetus"). Seejärel määrake otsinguvormil parameetrid, mille alusel sorteeritakse välja arhiveerimisele minevad kirjad. Vajutage "Otsi". | - Arhiveerimiskogumikkude moodustamiseks saate kasutada WD standardotsingut. Nt kui soovite arhiveerida 2017. aasta kirjad, siis avage menüü "Otsi" ning valige soovitud andmetüüp (antud näites on selleks "Kirjavahetus"). Seejärel määrake otsinguvormil parameetrid, mille alusel sorteeritakse välja arhiveerimisele minevad kirjad. Vajutage "Otsi". |
| - Teile kuvatakse nimekirjavaates otsingutulemused. {{ :wd:administraatorile:arhiveerimisnupp.png |}} | - Teile kuvatakse nimekirjavaates otsingutulemused. {{ :wd:administraatorile:arhiveerimisnupp.png?600 |}} |
| - Arhiveerimistegevused asuvad nupu "Arhiveerimine.." all: | - Arhiveerimistegevused asuvad nupu "Arhiveerimine.." all: |
| * **Arhiveeri valitud** - saate täiendavalt valida, millised dokumendid lisatakse arhiveerimiskogumikku ning millised mitte; | * **Arhiveeri valitud** - saate täiendavalt valida, millised dokumendid lisatakse arhiveerimiskogumikku ning millised mitte; |
| * **Otsi kõik arhiveeritud objektid** - saate välja otsida kõik arhiveeritud kanded olenemata andmetüübist. | * **Otsi kõik arhiveeritud objektid** - saate välja otsida kõik arhiveeritud kanded olenemata andmetüübist. |
| - Arhiveerimiseks klõpsake "**Arhiveeri valitud**" / "**Arhiveeri kõik otsitud objektid**" | - Arhiveerimiseks klõpsake "**Arhiveeri valitud**" / "**Arhiveeri kõik otsitud objektid**" |
| - Vastavalt eelnevale valikule kuvatakse vastava pealkirjaga aken, kus saate valida | - Vastavalt eelnevale valikule kuvatakse aken, kus saate valida |
| - arhiveerimisaasta kogumiku, kuhu valitud objektid arhiveeritakse; | - arhiveerimisaasta kogumiku, kuhu valitud objektid arhiveeritakse; |
| - ning märkida, kas juba arhiveeritud objektide arhiveerimisaasta muudetakse. | - ning märkida, kas juba arhiveeritud objektide arhiveerimisaasta muudetakse. |
| - Vajutage rohelist nuppu "Arhiveeri otsitud", kui soovite dokumendid arhiveerimiskogumikku lisada. {{ :wd:administraatorile:arhiveeri_otsitud.png |}} | - Vajutage rohelist nuppu "Arhiveeri valitud" / "Arhiveeri otsitud", kui soovite dokumendid arhiveerimiskogumikku lisada. {{ :wd:administraatorile:arhiveeri_valitud.png?400 |}} |
| |
| <note important>Ahiveeritud dokumente tavakasutaja muuta ei saa. Puudub nupp "Muuda". Administraatoril on dokumendi muutmise õigus.</note> | <note important>Ahiveeritud dokumente tavakasutaja muuta ei saa. Puudub nupp "Muuda". Administraatoril on dokumendi muutmise õigus.</note> |
| |
| - Valige "Otsi" -> soovitud andmetüüp (antud näites "Kirjavahetus") ning otsinguvormil valige "Arhiveerimise staatus" -> "ON ARHIVEERITUD". | - Valige "Otsi" -> soovitud andmetüüp (antud näites "Kirjavahetus") ning otsinguvormil valige "Arhiveerimise staatus" -> "ON ARHIVEERITUD". |
| - Arhiveeritud dokumentide nimekirjavaates kuvatakse "A" veerus tärni juures infot (hiirega peale liikudes), mis aasta arhiveerimiskogumisse on dokument lisatud.{{ :wd:administraatorile:arhiveerimisaasta.png |}} | - Arhiveeritud dokumentide nimekirjavaates kuvatakse "A" veerus tärni juures infot (hiirega peale liikudes), mis aasta arhiveerimiskogumikku on dokument lisatud.{{ :wd:administraatorile:arhiveerimisaasta.png?600 |}} |
| |
| ==== Nimekirjavaated ==== | ==== Nimekirjavaated ==== |
| Nimekirjavaadetes (objektid, dünaamilise tüübi kanded, sh seostes) on jägnevad veerud nimetustega: | Nimekirjavaadetes (objektid, dünaamilise tüübi kanded, sh seostes) on jägnevad veerud nimetustega: |
| |
| * A – kui on arhiveeritud, siis kuvatakse * (tärn), millele liikudes kuvatakse arhiveerimiskogumiku aasta, nt 2014 | * A – kui on arhiveeritud, siis kuvatakse * (tärn), millele liikudes kuvatakse arhiveerimiskogumiku aasta, nt 2017 |
| * H | * H |
| * kui on määratud hävitamisele, siis kuvatakse * (tärn) | * kui on määratud hävitamisele, siis kuvatakse * (tärn) |
| ===== Kuidas hävitada? ===== | ===== Kuidas hävitada? ===== |
| |
| {{ :wd:havitamine.png |}} | {{ :wd:administraatorile:havitamine2.png?600 |}} |
| |
| - Esmalt tuleb manuaalselt või automaatselt (säilitamise ajakava alusel) välja otsida kanded, mida soovite hävitada. Saate seda alustada nimekirjavaatest või puust "Hävitamine..." nupu abil. | - Esmalt tuleb manuaalselt või automaatselt (säilitamise ajakava alusel) välja otsida kanded, mida soovite hävitada. Saate seda alustada nimekirjavaatest või puust **"Hävitamine"** nupu abil. |
| - Nimekirjavaates oleva "Hävitamine..." nupu all asuvad järgnevad alamtegevused: | - Nimekirjavaates oleva "Hävitamine" nupu all asuvad järgnevad alamtegevused: |
| * Märgi valitud hävitamisele | * Märgi valitud hävitamisele |
| * Märgi valitud mittehävitamisele | * Märgi valitud mittehävitamisele |
| * Otsi hävitamisele märgitud objektid (konkreetse andmetüübi nimetus nt "Kirjavahetus") | * Otsi hävitamisele märgitud objektid (konkreetse andmetüübi nimetus nt "Kirjavahetus") |
| * Otsi kõik hävitamisele märgitud objektid | * Otsi kõik hävitamisele märgitud objektid |
| * Otsi objektid, mis kuuluvad säilitamise ajakava järgselt hävitamisele | * Otsi ja märgista ajakavajärgselt hävitamisele kuuluvad objektid |
| * Otsi objektid, mis kuuluvad säilitamise ajakava järgselt hävitamisele (konkreetse andmetüübi nimetus nt "Kirjavahetus") | * Hävitamisaktid |
| | * Lisa uus hävitamisakt |
| - Puu vaates on nupp „Hävitamine“, mille alt avanevad alamtegevused: | - Puu vaates on nupp „Hävitamine“, mille alt avanevad alamtegevused: |
| * Märgi valitud hävitamisele | * Märgi valitud hävitamisele |
| * Märgi otsitud objektid mittehävitamisele | * Märgi otsitud objektid mittehävitamisele |
| * Otsi kõik hävitamisele märgitud objektid | * Otsi kõik hävitamisele märgitud objektid |
| * Otsi objektid, mis kuuluvad säilitamise ajakava järgselt hävitamisele | * Otsi ja märgista ajakavajärgselt hävitamisele kuuluvad objektid |
| - Enne hävitamistoimingut peab olema vähemalt korra koostatud hävitamisakt ja see ka eksporditud. Hävitamisakti saate lisada "Hävitamine..." -> "Lisa uus hävitamisakt". Hävitamisakti koostamise esmases aknas saab märkida hävitamisakti nime, kirjelduse ning samuti, kas hävitamisakti lisatakse kõik hävitamiseks märgitud objektid või mitte. {{ :wd:havitamisakti_lisamine.png |}} | * Hävitamisaktid |
| | * Lisa uus hävitamisakt |
| | - Enne hävitamistoimingut peab olema koostatud hävitamisakt ja see ka eksporditud. Hävitamisakti saate lisada "Hävitamine" -> "Lisa uus hävitamisakt". Hävitamisakti koostamise esmases aknas saab märkida hävitamisakti nime, kirjelduse ning samuti, kas hävitamisakti lisatakse kõik hävitamiseks märgitud objektid või mitte. {{ :wd:administraatorile:havitusakt.png?600 |}} |
| | - Tehke otsing või valige nimekirjavaatest kanded (tehke linnukesed ette), mida soovite hävitamiseks eraldada. |
| | - Klõpsake uuesti nuppu "Hävitamine" ning valige soovitud akt "Lisa valitud akti: 'Näidisakt' " {{ :wd:administraatorile:havit_akt2.png?600 |}} |
| - Hävitamisakti koostamise aknas kuvatakse: | - Hävitamisakti koostamise aknas kuvatakse: |
| * Hävitamisakti nimetust; | * Hävitamisakti nimetust; |
| * Statistikat sarjade kaupa. | * Statistikat sarjade kaupa. |
| - Hävitamisakti kannete nimekirjas kuvatakse: | - Hävitamisakti kannete nimekirjas kuvatakse: |
| * Eksp. - Eksporditud. Väärtus peab olema "Jah", et WD lubaks hävitada. Kui on "Jah", siis on seotud juba mingi hävitamisaktiga. | * Eksp. - Eksporditud. Väärtus peab olema "Jah", et WD lubaks hävitada. |
| * KH - Kuulub hävitamisele. | * KH - Kuulub hävitamisele. |
| * Kommentaar - nt RA otsusega nr ... ei kuulu hävitamisele. | * Kommentaar - nt RA otsusega nr ... ei kuulu hävitamisele. |
| * Eksporditud fail - kuvatakse hävitamisakti kavandit ehk ekspordifaili "dest_act_...xls", kui on klõpsatud nuppu "Salvesta & ekspordi" | |
| * Salvesta & ekspordi - nupule vajutades tehakse hävitamisakti kavandifail, mida on võimalik kasutada lõpliku hävitamisakti koostamiseks. | - Kui oled hävitusakti üle kontrollinud, siis klõpsa nuppu **"Salvesta & ekspordi"**. Väljale Eksporditud fail luuakse hävitamisakti kavandifail, mida on võimalik kasutada lõpliku hävitamisakti koostamiseks. |
| * Hävitamisaktid - koondnimekiri hävitamisaktidest. | - Pärast seda ilmub nupp "Hävita". Kui oled veendunud, et hävitamisele on valitud õiged dokumendid, vajuta nuppu **"Hävita"**. NB! Tegevust pole võimalik tagasi võtta ning andmed hävitatakse. |
| * Hävita - dokument hävitatakse ning seda taastada pole enam võimalik. | - Pärast hävitamist pöördu Webware kasutajatoe poole andmete lõplikuks hävitamiseks (tasuline teenus) |
| | |
| | Nupu "Hävitamisaktid" alt avaneb koondnimekiri hävitamisaktidest. |
| |
| ==== Hävitamisaktid ==== | ==== Hävitamisaktid ==== |
| |
| Ülevaate hävitamisaktidest leiab "Haldamine" -> "Töölaua admin" -> "Hävitaja". {{ :wd:administraatorile:hävitusaktid.png |}} | Ülevaate hävitamisaktidest leiab ka "Haldamine" -> "Töölaua admin" -> "Hävitaja". {{ :wd:administraatorile:havitamis_aktid.png?600 |}} |
| Vaikimisi pole võimalik nimekirjavaatest kustutada "HÄVITATUD" staatuses hävitamisakte. <color blue>(WD 5.4.0 - 09.11.2017)</color> Kui kustutamine aga mingil põhjusel vajalik on, siis saab lasta WD kasutajatoel aktiveerida vastava muutuja WEBDK_ALLOW_TO_DELETE_DESTRUCTED_ACTS, mis tekitab kustutusnupu ka HÄVITATUD staatuses aktidele. | Vaikimisi pole võimalik nimekirjavaatest kustutada "HÄVITATUD" staatuses hävitamisakte. <color blue>(WD 5.4.0 - 09.11.2017)</color> Kui kustutamine aga mingil põhjusel vajalik on, siis saab lasta kasutajatoel aktiveerida vastava muutuja WEBDK_ALLOW_TO_DELETE_DESTRUCTED_ACTS, mis tekitab kustutusnupu ka HÄVITATUD staatuses aktidele (tasuline teenus). |
| |
| {{tag>arhiveerimine hävitamine}} | {{tag>arhiveerimine hävitamine}} |
| |
| **[[wd:administraatorile|Tagasi administraatori juhendi avalehele]]** | **[[et:wd:administraatorile|Tagasi administraatori juhendi avalehele]]** |
