wd:administraatorile:arhiveerimine_havitamine
Erinevused
Siin näed erinevusi valitud versiooni ja hetkel kehtiva lehekülje vahel.
| Both sides previous revisionPrevious revisionNext revision | Previous revision | ||
| wd:administraatorile:arhiveerimine_havitamine [2019/02/04 13:24] – [Hävitamisaktid] admin | wd:administraatorile:arhiveerimine_havitamine [2025/05/02 13:51] (Hetkel kehtiv) – [Säilitamise / eraldamise ajakavade määramine sarjadele] support | ||
|---|---|---|---|
| Rida 1: | Rida 1: | ||
| ~~ODT~~ | ~~ODT~~ | ||
| - | ====== | + | ====== |
| - | ^Alates | + | ^Alates versioonist|28.05.2014| |
| - | ^Uuendatud|16.06.2016| | + | ^Uuendatud|27.03.2025| |
| ===== Milleks? ===== | ===== Milleks? ===== | ||
| Rida 18: | Rida 18: | ||
| **Passiivses etapis** hoitakse dokumenti arhiivis, kui see omab arhiiviväärtust. Ülejäänud dokumendid, millede säilitustähtaeg on möödunud ning mis ei oma arhiiviväärtust, | **Passiivses etapis** hoitakse dokumenti arhiivis, kui see omab arhiiviväärtust. Ülejäänud dokumendid, millede säilitustähtaeg on möödunud ning mis ei oma arhiiviväärtust, | ||
| - | ==== Arhviveerimise | + | ==== Arhiveerimise |
| - | **Arhiveerimine** - kannete liigutamine aktiivsest asjaajamisest passiivsesse faasi. Arhiveeritud | + | **Arhiveerimine** - kannete liigutamine aktiivsest asjaajamisest passiivsesse faasi. Arhiveeritud |
| **Hävitamine** - toimingud, mille käigus dokumendid kustutatakse elektroonilises süsteemis nii, et neid ei ole edaspidi võimalik taastada. | **Hävitamine** - toimingud, mille käigus dokumendid kustutatakse elektroonilises süsteemis nii, et neid ei ole edaspidi võimalik taastada. | ||
| - | <note tip> | + | |
| - | põhimõtteliselt tavapärasest arhiveerimise protseduurist. Sarnaselt senise praktikaga on | + | |
| - | vajalik samasuguse nimistu, arhiivikirjelduse ja muu dokumentatsiooni moodustamine, | + | |
| - | arhivaalide korrastamine, | + | |
| - | ning edastamine asutuse või avalikku arhiivi. Erinevad on vaid selleks kasutatavad | + | |
| - | vahendid. //(Allikas: Rahvusarhiivi veebileht, http:// | + | |
| - | </ | + | |
| ===== Kuidas seadistada arhiveerimismoodulit? | ===== Kuidas seadistada arhiveerimismoodulit? | ||
| Rida 38: | Rida 32: | ||
| ==== Säilitamise / eraldamise ajakavade määramine sarjadele ==== | ==== Säilitamise / eraldamise ajakavade määramine sarjadele ==== | ||
| - | <note tip> | ||
| - | ja neile järgnevad eraldustoimingud. //(Allikas: Miinimumnõuded Eesti avaliku sektori asutuste dokumendihaldussüsteemidele. 2014. https:// | ||
| - | </ | ||
| - | - Avage dokumetide loetelu | + | - Avage dokumentide kataloog |
| - | - Avaneb sarja vaatamise vorm, kus minge ajakavade haldamise moodulisse. Klõpsake | + | - Avaneb sarja vaatamise vorm, mille allosas klõpsake |
| - | - Töölaua administraator saab lisada säilitamise ajakavasid tervele töölauale kasutamiseks või eraldi üksustele. Uue ajakava lisamiseks vajutage nuppu "Lisa uus säilitamise ajakava" | + | - Töölaua administraator saab lisada säilitamise ajakavasid tervele töölauale kasutamiseks või eraldi üksustele. Uue ajakava lisamiseks vajutage nuppu "Lisa uus säilitamise ajakava" |
| * **Üksus** - seda välja kuvatakse ainult töölaua administraatoritele. Võimaldab teha valikut, kas ajakava lisatakse töölauale või üksusele. | * **Üksus** - seda välja kuvatakse ainult töölaua administraatoritele. Võimaldab teha valikut, kas ajakava lisatakse töölauale või üksusele. | ||
| * **Nimi** - säilitamise ajakava nimi nt " | * **Nimi** - säilitamise ajakava nimi nt " | ||
| Rida 55: | Rida 46: | ||
| * **Aktiivsuse vahemik** - Nt Euroopa Liidu projektidega seotud dokumentatsiooni tuleb säilitada projekti toimumise algusest kuni selle lõpuni ning seetõttu tuleb määrata projektiga seotud vastava(te)le sarja(de)le samasuguste kuupäevadega säilitamise ajakava(d). Aktiivsuse vahemikku võib olla tarvidus ette seadistada nendele säilitamise ajakavadele, | * **Aktiivsuse vahemik** - Nt Euroopa Liidu projektidega seotud dokumentatsiooni tuleb säilitada projekti toimumise algusest kuni selle lõpuni ning seetõttu tuleb määrata projektiga seotud vastava(te)le sarja(de)le samasuguste kuupäevadega säilitamise ajakava(d). Aktiivsuse vahemikku võib olla tarvidus ette seadistada nendele säilitamise ajakavadele, | ||
| - Arhiiviväärtuslikkus | - Arhiiviväärtuslikkus | ||
| - | * **Lubatud hävitada lihtsustatud korras (H)** - avalik arhiiv on andnud hindamisotsuse dokumentide | + | * **Lubatud hävitada lihtsustatud korras (H)** - avalik arhiiv on andnud hindamisotsuse dokumentide |
| - | * **Lubatud hävitada tavakorras (T)** - | + | * **Lubatud hävitada tavakorras (T)** - |
| - | * **Arhiiviväärtuslik** - kui sari on märgitud arhiiviväärtuslikuks, | + | * **Arhiiviväärtuslik |
| - | - Kui säilitamise | + | - Hindamisotsus: |
| + | - Kui säilitamise | ||
| + | - Sarjale saab seadistada ka automaatse arhiveerimise ja/või hävitamisele märkimise: | ||
| + | * **Liiguta automaatselt arhiivi** – võimalik aktiveerida automaatne arhiivi liigutamine, | ||
| + | * **Arhiveerimise aeg** – automaatseks arhiivi liigutamiseks tuleb märkida, mitu aastat hiljem alates säilitamise alguse kuupäevast liigutatakse dokumendid automaatselt arhiivi. Kui märkida arhiveerimise ajaks 0, siis liigutatakse kanded arhiivi Säilitamise alguse kuupäeval. | ||
| + | * **Määra automaatselt hävitamisele** - kui saabub dokumendi säilitustähtaeg, | ||
| + | Automaatne arhiveerimine ja hävitamisele märkimine tuleb igas keskkonnas eraldi aktiveerida, | ||
| + | |||
| + | Kui lisad või muudad sarja juures säilitamise tingimusi ning sarjas on juba eelnevalt dokumente, tuleb pärast muudatuste salvestamist vajutada nuppu: "Kanna ajakava kõikidele dokumentidele" | ||
| ==== Arhiveeritavate andmetüüpide seadistamine ==== | ==== Arhiveeritavate andmetüüpide seadistamine ==== | ||
| Rida 64: | Rida 63: | ||
| Järgmisena tuleb seadistada andmetüübid, | Järgmisena tuleb seadistada andmetüübid, | ||
| - | - Seadistamiseks liikuge [[wd: | + | - Seadistamiseks liikuge [[wd: |
| - Tehke arhiveerimise plokis järgnevad seadistused: | - Tehke arhiveerimise plokis järgnevad seadistused: | ||
| * **On aktiivne** - arhiveerimiseks tehke linnuke, et oleks võimalik teha edasisi seadistusi; | * **On aktiivne** - arhiveerimiseks tehke linnuke, et oleks võimalik teha edasisi seadistusi; | ||
| - | | + | * Reg. kp väli - saab siduda |
| * **Säilitamise alguse kp** - siduge kuupäeva väljaga, mis pannakse arhiveeritud dokumendi säilitamise alguskuupäevaks. See seadistus on seotud säilitamise ajakavas määratud säilitamise aja algusega ([[# | * **Säilitamise alguse kp** - siduge kuupäeva väljaga, mis pannakse arhiveeritud dokumendi säilitamise alguskuupäevaks. See seadistus on seotud säilitamise ajakavas määratud säilitamise aja algusega ([[# | ||
| - | * **Kuva säilitamise ajakava** - tuleb linnutada, kui andmetüübile registreeritakse dokumente, millel on olemas alternatiivsed ajakavad; | + | * **Kuva säilitamise ajakava** - linnutada, kui andmetüübile registreeritakse dokumente, millel on olemas alternatiivsed ajakavad |
| - | | + | * Loenduri indeksi väli - saab siduda [[wd: |
| - | | + | * Pealkirja väli - arhiveeritud dokumendi kirjeldamiseks, ei ole kohustuslik; |
| ===== Kuidas arhiveerida? | ===== Kuidas arhiveerida? | ||
| Rida 77: | Rida 76: | ||
| <note important> | <note important> | ||
| - | - Arhiveerimiskogumikkude moodustamiseks saate kasutada WD standardotsingut. Nt kui soovite arhiveerida | + | - Arhiveerimiskogumikkude moodustamiseks saate kasutada WD standardotsingut. Nt kui soovite arhiveerida |
| - | - Teile kuvatakse nimekirjavaates otsingutulemused. {{ : | + | - Teile kuvatakse nimekirjavaates otsingutulemused. {{ : |
| - Arhiveerimistegevused asuvad nupu " | - Arhiveerimistegevused asuvad nupu " | ||
| * **Arhiveeri valitud** - saate täiendavalt valida, millised dokumendid lisatakse arhiveerimiskogumikku ning millised mitte; | * **Arhiveeri valitud** - saate täiendavalt valida, millised dokumendid lisatakse arhiveerimiskogumikku ning millised mitte; | ||
| Rida 87: | Rida 86: | ||
| * **Otsi kõik arhiveeritud objektid** - saate välja otsida kõik arhiveeritud kanded olenemata andmetüübist. | * **Otsi kõik arhiveeritud objektid** - saate välja otsida kõik arhiveeritud kanded olenemata andmetüübist. | ||
| - Arhiveerimiseks klõpsake " | - Arhiveerimiseks klõpsake " | ||
| - | - Vastavalt eelnevale valikule kuvatakse | + | - Vastavalt eelnevale valikule kuvatakse aken, kus saate valida |
| - arhiveerimisaasta kogumiku, kuhu valitud objektid arhiveeritakse; | - arhiveerimisaasta kogumiku, kuhu valitud objektid arhiveeritakse; | ||
| - ning märkida, kas juba arhiveeritud objektide arhiveerimisaasta muudetakse. | - ning märkida, kas juba arhiveeritud objektide arhiveerimisaasta muudetakse. | ||
| - | - Vajutage rohelist nuppu " | + | - Vajutage rohelist nuppu " |
| <note important> | <note important> | ||
| Rida 97: | Rida 96: | ||
| - Valige " | - Valige " | ||
| - | - Arhiveeritud dokumentide nimekirjavaates kuvatakse " | + | - Arhiveeritud dokumentide nimekirjavaates kuvatakse " |
| ==== Nimekirjavaated ==== | ==== Nimekirjavaated ==== | ||
| Rida 103: | Rida 102: | ||
| Nimekirjavaadetes (objektid, dünaamilise tüübi kanded, sh seostes) on jägnevad veerud nimetustega: | Nimekirjavaadetes (objektid, dünaamilise tüübi kanded, sh seostes) on jägnevad veerud nimetustega: | ||
| - | * A – kui on arhiveeritud, | + | * A – kui on arhiveeritud, |
| * H | * H | ||
| * kui on määratud hävitamisele, | * kui on määratud hävitamisele, | ||
| Rida 110: | Rida 109: | ||
| ===== Kuidas hävitada? ===== | ===== Kuidas hävitada? ===== | ||
| - | {{ :wd:havitamine.png |}} | + | {{ :wd:administraatorile: |
| - | - Esmalt tuleb manuaalselt või automaatselt (säilitamise ajakava alusel) välja otsida kanded, mida soovite hävitada. Saate seda alustada nimekirjavaatest või puust " | + | - Esmalt tuleb manuaalselt või automaatselt (säilitamise ajakava alusel) välja otsida kanded, mida soovite hävitada. Saate seda alustada nimekirjavaatest või puust **" |
| - | - Nimekirjavaates oleva " | + | - Nimekirjavaates oleva " |
| * Märgi valitud hävitamisele | * Märgi valitud hävitamisele | ||
| * Märgi valitud mittehävitamisele | * Märgi valitud mittehävitamisele | ||
| Rida 121: | Rida 120: | ||
| * Otsi hävitamisele märgitud objektid (konkreetse andmetüübi nimetus nt " | * Otsi hävitamisele märgitud objektid (konkreetse andmetüübi nimetus nt " | ||
| * Otsi kõik hävitamisele märgitud objektid | * Otsi kõik hävitamisele märgitud objektid | ||
| - | * Otsi objektid, mis kuuluvad säilitamise ajakava järgselt | + | * Otsi ja märgista ajakavajärgselt |
| - | * Otsi objektid, mis kuuluvad säilitamise ajakava järgselt hävitamisele (konkreetse andmetüübi nimetus nt " | + | * Hävitamisaktid |
| + | * Lisa uus hävitamisakt | ||
| - Puu vaates on nupp „Hävitamine“, | - Puu vaates on nupp „Hävitamine“, | ||
| * Märgi valitud hävitamisele | * Märgi valitud hävitamisele | ||
| Rida 130: | Rida 130: | ||
| * Märgi otsitud objektid mittehävitamisele | * Märgi otsitud objektid mittehävitamisele | ||
| * Otsi kõik hävitamisele märgitud objektid | * Otsi kõik hävitamisele märgitud objektid | ||
| - | * Otsi objektid, mis kuuluvad säilitamise ajakava järgselt | + | * Otsi ja märgista ajakavajärgselt |
| - | - Enne hävitamistoimingut peab olema vähemalt korra koostatud hävitamisakt ja see ka eksporditud. Hävitamisakti saate lisada " | + | * Hävitamisaktid |
| + | * Lisa uus hävitamisakt | ||
| + | - Enne hävitamistoimingut peab olema koostatud hävitamisakt ja see ka eksporditud. Hävitamisakti saate lisada " | ||
| + | - Tehke otsing või valige nimekirjavaatest kanded (tehke linnukesed ette), mida soovite hävitamiseks eraldada. | ||
| + | - Klõpsake uuesti nuppu " | ||
| - Hävitamisakti koostamise aknas kuvatakse: | - Hävitamisakti koostamise aknas kuvatakse: | ||
| * Hävitamisakti nimetust; | * Hävitamisakti nimetust; | ||
| Rida 141: | Rida 146: | ||
| * Statistikat sarjade kaupa. | * Statistikat sarjade kaupa. | ||
| - Hävitamisakti kannete nimekirjas kuvatakse: | - Hävitamisakti kannete nimekirjas kuvatakse: | ||
| - | * Eksp. - Eksporditud. Väärtus peab olema " | + | * Eksp. - Eksporditud. Väärtus peab olema " |
| * KH - Kuulub hävitamisele. | * KH - Kuulub hävitamisele. | ||
| * Kommentaar - nt RA otsusega nr ... ei kuulu hävitamisele. | * Kommentaar - nt RA otsusega nr ... ei kuulu hävitamisele. | ||
| - | * Eksporditud fail - kuvatakse hävitamisakti kavandit ehk ekspordifaili " | + | |
| - | | + | |
| - | * Hävitamisaktid | + | - Pärast seda ilmub nupp " |
| - | | + | - Pärast hävitamist pöördu Webware kasutajatoe poole andmete lõplikuks hävitamiseks (tasuline teenus) |
| + | |||
| + | Nupu " | ||
| ==== Hävitamisaktid ==== | ==== Hävitamisaktid ==== | ||
| - | Ülevaate hävitamisaktidest leiab " | + | Ülevaate hävitamisaktidest leiab ka " |
| - | Vaikimisi pole võimalik nimekirjavaatest kustutada " | + | Vaikimisi pole võimalik nimekirjavaatest kustutada " |
| {{tag> | {{tag> | ||
| - | **[[wd: | + | **[[et:wd: |
wd/administraatorile/arhiveerimine_havitamine.1549279443.txt.gz · Viimati muutnud: (väline muutmine)
