wd:administraatorile:arhiveerimine_havitamine
Erinevused
Siin näed erinevusi valitud versiooni ja hetkel kehtiva lehekülje vahel.
| Next revision | Previous revision | ||
| wd:administraatorile:arhiveerimine_havitamine [2016/06/21 16:18] – tekitatud admin | wd:administraatorile:arhiveerimine_havitamine [2025/05/02 13:51] (Hetkel kehtiv) – [Säilitamise / eraldamise ajakavade määramine sarjadele] support | ||
|---|---|---|---|
| Rida 1: | Rida 1: | ||
| ~~ODT~~ | ~~ODT~~ | ||
| - | ====== | + | ====== |
| - | ^Alates | + | ^Alates versioonist|28.05.2014| |
| + | ^Uuendatud|27.03.2025| | ||
| ===== Milleks? ===== | ===== Milleks? ===== | ||
| Rida 17: | Rida 18: | ||
| **Passiivses etapis** hoitakse dokumenti arhiivis, kui see omab arhiiviväärtust. Ülejäänud dokumendid, millede säilitustähtaeg on möödunud ning mis ei oma arhiiviväärtust, | **Passiivses etapis** hoitakse dokumenti arhiivis, kui see omab arhiiviväärtust. Ülejäänud dokumendid, millede säilitustähtaeg on möödunud ning mis ei oma arhiiviväärtust, | ||
| - | ==== Arhviveerimise | + | ==== Arhiveerimise |
| - | **Arhiveerimine** - kannete liigutamine aktiivsest asjaajamisest passiivsesse faasi. Arhiveeritud | + | **Arhiveerimine** - kannete liigutamine aktiivsest asjaajamisest passiivsesse faasi. Arhiveeritud |
| **Hävitamine** - toimingud, mille käigus dokumendid kustutatakse elektroonilises süsteemis nii, et neid ei ole edaspidi võimalik taastada. | **Hävitamine** - toimingud, mille käigus dokumendid kustutatakse elektroonilises süsteemis nii, et neid ei ole edaspidi võimalik taastada. | ||
| - | <note tip> | + | |
| - | põhimõtteliselt tavapärasest arhiveerimise protseduurist. Sarnaselt senise praktikaga on | + | |
| - | vajalik samasuguse nimistu, arhiivikirjelduse ja muu dokumentatsiooni moodustamine, | + | |
| - | arhivaalide korrastamine, | + | |
| - | ning edastamine asutuse või avalikku arhiivi. Erinevad on vaid selleks kasutatavad | + | |
| - | vahendid. //(Allikas: Rahvusarhiivi veebileht, http:// | + | |
| - | </ | + | |
| ===== Kuidas seadistada arhiveerimismoodulit? | ===== Kuidas seadistada arhiveerimismoodulit? | ||
| - | Arhiveerimiseks tuleb eelnevalt seadistada arhiveerimismoodulit, | + | Arhiveerimiseks tuleb eelnevalt seadistada arhiveerimismoodulit, |
| ==== Säilitamise / eraldamise ajakavade määramine sarjadele ==== | ==== Säilitamise / eraldamise ajakavade määramine sarjadele ==== | ||
| - | <note tip> | ||
| - | ja neile järgnevad eraldustoimingud. //(Allikas: Miinimumnõuded Eesti avaliku sektori asutuste dokumendihaldussüsteemidele. 2014. https:// | ||
| - | </ | ||
| - | - Avage dokumetide loetelu | + | - Avage dokumentide kataloog |
| - | - Avaneb sarja vaatamise vorm, kus minge ajakavade haldamise moodulisse. Klõpsake | + | - Avaneb sarja vaatamise vorm, mille allosas klõpsake |
| - | - Töölaua administraator saab lisada säilitamise ajakavasid tervele töölauale kasutamiseks või eraldi üksustele. Uue ajakava lisamiseks vajutage nuppu "Lisa uus säilitamise ajakava" | + | - Töölaua administraator saab lisada säilitamise ajakavasid tervele töölauale kasutamiseks või eraldi üksustele. Uue ajakava lisamiseks vajutage nuppu "Lisa uus säilitamise ajakava" |
| * **Üksus** - seda välja kuvatakse ainult töölaua administraatoritele. Võimaldab teha valikut, kas ajakava lisatakse töölauale või üksusele. | * **Üksus** - seda välja kuvatakse ainult töölaua administraatoritele. Võimaldab teha valikut, kas ajakava lisatakse töölauale või üksusele. | ||
| * **Nimi** - säilitamise ajakava nimi nt " | * **Nimi** - säilitamise ajakava nimi nt " | ||
| Rida 54: | Rida 46: | ||
| * **Aktiivsuse vahemik** - Nt Euroopa Liidu projektidega seotud dokumentatsiooni tuleb säilitada projekti toimumise algusest kuni selle lõpuni ning seetõttu tuleb määrata projektiga seotud vastava(te)le sarja(de)le samasuguste kuupäevadega säilitamise ajakava(d). Aktiivsuse vahemikku võib olla tarvidus ette seadistada nendele säilitamise ajakavadele, | * **Aktiivsuse vahemik** - Nt Euroopa Liidu projektidega seotud dokumentatsiooni tuleb säilitada projekti toimumise algusest kuni selle lõpuni ning seetõttu tuleb määrata projektiga seotud vastava(te)le sarja(de)le samasuguste kuupäevadega säilitamise ajakava(d). Aktiivsuse vahemikku võib olla tarvidus ette seadistada nendele säilitamise ajakavadele, | ||
| - Arhiiviväärtuslikkus | - Arhiiviväärtuslikkus | ||
| - | * **Lubatud hävitada lihtsustatud korras (H)** - avalik arhiiv on andnud hindamisotsuse dokumentide | + | * **Lubatud hävitada lihtsustatud korras (H)** - avalik arhiiv on andnud hindamisotsuse dokumentide |
| - | * **Lubatud hävitada tavakorras (T)** - | + | * **Lubatud hävitada tavakorras (T)** - |
| - | * **Arhiiviväärtuslik** - kui sari on märgitud arhiiviväärtuslikuks, | + | * **Arhiiviväärtuslik |
| - | - Kui säilitamise | + | - Hindamisotsus: |
| + | - Kui säilitamise | ||
| + | - Sarjale saab seadistada ka automaatse arhiveerimise ja/või hävitamisele märkimise: | ||
| + | * **Liiguta automaatselt arhiivi** – võimalik aktiveerida automaatne arhiivi liigutamine, | ||
| + | * **Arhiveerimise aeg** – automaatseks arhiivi liigutamiseks tuleb märkida, mitu aastat hiljem alates säilitamise alguse kuupäevast liigutatakse dokumendid automaatselt arhiivi. Kui märkida arhiveerimise ajaks 0, siis liigutatakse kanded arhiivi Säilitamise alguse kuupäeval. | ||
| + | * **Määra automaatselt hävitamisele** - kui saabub dokumendi säilitustähtaeg, | ||
| + | Automaatne arhiveerimine ja hävitamisele märkimine tuleb igas keskkonnas eraldi aktiveerida, | ||
| + | |||
| + | Kui lisad või muudad sarja juures säilitamise tingimusi ning sarjas on juba eelnevalt dokumente, tuleb pärast muudatuste salvestamist vajutada nuppu: "Kanna ajakava kõikidele dokumentidele" | ||
| ==== Arhiveeritavate andmetüüpide seadistamine ==== | ==== Arhiveeritavate andmetüüpide seadistamine ==== | ||
| Rida 63: | Rida 63: | ||
| Järgmisena tuleb seadistada andmetüübid, | Järgmisena tuleb seadistada andmetüübid, | ||
| - | - Seadistamiseks liikuge [[wd: | + | - Seadistamiseks liikuge [[wd: |
| - Tehke arhiveerimise plokis järgnevad seadistused: | - Tehke arhiveerimise plokis järgnevad seadistused: | ||
| * **On aktiivne** - arhiveerimiseks tehke linnuke, et oleks võimalik teha edasisi seadistusi; | * **On aktiivne** - arhiveerimiseks tehke linnuke, et oleks võimalik teha edasisi seadistusi; | ||
| - | | + | * Reg. kp väli - saab siduda |
| * **Säilitamise alguse kp** - siduge kuupäeva väljaga, mis pannakse arhiveeritud dokumendi säilitamise alguskuupäevaks. See seadistus on seotud säilitamise ajakavas määratud säilitamise aja algusega ([[# | * **Säilitamise alguse kp** - siduge kuupäeva väljaga, mis pannakse arhiveeritud dokumendi säilitamise alguskuupäevaks. See seadistus on seotud säilitamise ajakavas määratud säilitamise aja algusega ([[# | ||
| - | * **Kuva säilitamise ajakava** - tuleb linnutada, kui andmetüübile registreeritakse dokumente, millel on olemas alternatiivsed ajakavad; | + | * **Kuva säilitamise ajakava** - linnutada, kui andmetüübile registreeritakse dokumente, millel on olemas alternatiivsed ajakavad |
| - | | + | * Loenduri indeksi väli - saab siduda [[wd: |
| - | | + | * Pealkirja väli - arhiveeritud dokumendi kirjeldamiseks, ei ole kohustuslik; |
| ===== Kuidas arhiveerida? | ===== Kuidas arhiveerida? | ||
| Rida 76: | Rida 76: | ||
| <note important> | <note important> | ||
| - | - Arhiveerimiskogumikkude moodustamiseks saate kasutada WD standardotsingut. Nt kui soovite arhiveerida | + | - Arhiveerimiskogumikkude moodustamiseks saate kasutada WD standardotsingut. Nt kui soovite arhiveerida |
| - | - Teile kuvatakse nimekirjavaates otsingutulemused. {{ : | + | - Teile kuvatakse nimekirjavaates otsingutulemused. {{ : |
| - Arhiveerimistegevused asuvad nupu " | - Arhiveerimistegevused asuvad nupu " | ||
| * **Arhiveeri valitud** - saate täiendavalt valida, millised dokumendid lisatakse arhiveerimiskogumikku ning millised mitte; | * **Arhiveeri valitud** - saate täiendavalt valida, millised dokumendid lisatakse arhiveerimiskogumikku ning millised mitte; | ||
| Rida 86: | Rida 86: | ||
| * **Otsi kõik arhiveeritud objektid** - saate välja otsida kõik arhiveeritud kanded olenemata andmetüübist. | * **Otsi kõik arhiveeritud objektid** - saate välja otsida kõik arhiveeritud kanded olenemata andmetüübist. | ||
| - Arhiveerimiseks klõpsake " | - Arhiveerimiseks klõpsake " | ||
| - | - Vastavalt eelnevale valikule kuvatakse | + | - Vastavalt eelnevale valikule kuvatakse aken, kus saate valida |
| + | - arhiveerimisaasta | ||
| + | - ning märkida, kas juba arhiveeritud objektide arhiveerimisaasta muudetakse. | ||
| + | - | ||
| <note important> | <note important> | ||
| Rida 93: | Rida 96: | ||
| - Valige " | - Valige " | ||
| - | - Arhiveeritud dokumentide nimekirjavaates kuvatakse " | + | - Arhiveeritud dokumentide nimekirjavaates kuvatakse " |
| ==== Nimekirjavaated ==== | ==== Nimekirjavaated ==== | ||
| Rida 99: | Rida 102: | ||
| Nimekirjavaadetes (objektid, dünaamilise tüübi kanded, sh seostes) on jägnevad veerud nimetustega: | Nimekirjavaadetes (objektid, dünaamilise tüübi kanded, sh seostes) on jägnevad veerud nimetustega: | ||
| - | * A – kui on arhiveeritud, | + | * A – kui on arhiveeritud, |
| * H | * H | ||
| * kui on määratud hävitamisele, | * kui on määratud hävitamisele, | ||
| Rida 106: | Rida 109: | ||
| ===== Kuidas hävitada? ===== | ===== Kuidas hävitada? ===== | ||
| - | Hävitamistegevust saate alustada nimekirjavaatest "Arhiveerimine" nupp nimekirjavaates. Hävitamisakt. | + | {{ : |
| + | |||
| + | - Esmalt tuleb manuaalselt või automaatselt (säilitamise ajakava alusel) välja otsida kanded, mida soovite hävitada. Saate seda alustada nimekirjavaatest | ||
| + | - Nimekirjavaates oleva " | ||
| + | * Märgi valitud hävitamisele | ||
| + | * Märgi valitud mittehävitamisele | ||
| + | * Määra säilitamise ajakava valitutele | ||
| + | * Märgi otsitud objektid hävitamisele | ||
| + | * Märgi otsitud objektid mittehävitamisele | ||
| + | * Otsi hävitamisele märgitud objektid (konkreetse andmetüübi nimetus nt " | ||
| + | * Otsi kõik hävitamisele märgitud objektid | ||
| + | * Otsi ja märgista ajakavajärgselt hävitamisele kuuluvad objektid | ||
| + | * Hävitamisaktid | ||
| + | * Lisa uus hävitamisakt | ||
| + | - Puu vaates on nupp „Hävitamine“, | ||
| + | * Märgi valitud hävitamisele | ||
| + | * Märgi valitud mittehävitamisele | ||
| + | * Määra säilitamise ajakava valitutele | ||
| + | * Märgi otsitud objektid hävitamisele | ||
| + | * Märgi otsitud objektid mittehävitamisele | ||
| + | * Otsi kõik hävitamisele märgitud objektid | ||
| + | * Otsi ja märgista ajakavajärgselt hävitamisele kuuluvad objektid | ||
| + | * Hävitamisaktid | ||
| + | * Lisa uus hävitamisakt | ||
| + | - Enne hävitamistoimingut peab olema koostatud hävitamisakt ja see ka eksporditud. Hävitamisakti saate lisada " | ||
| + | - Tehke otsing või valige nimekirjavaatest kanded (tehke linnukesed ette), mida soovite hävitamiseks eraldada. | ||
| + | - Klõpsake uuesti nuppu " | ||
| + | |||
| + | - Hävitamisakti koostamise aknas kuvatakse: | ||
| + | * Hävitamisakti nimetust; | ||
| + | * Olekut - KOOSTAMISEL / HÄVITATUD; | ||
| + | * Sarjade arvu statistikat; | ||
| + | * Kannete arvu statistikat; | ||
| + | * Failide arvu statistikat; | ||
| + | * Failide suuruse statistikat; | ||
| + | * Statistikat sarjade kaupa. | ||
| + | - Hävitamisakti kannete nimekirjas kuvatakse: | ||
| + | * Eksp. - Eksporditud. Väärtus peab olema " | ||
| + | * KH - Kuulub hävitamisele. | ||
| + | * Kommentaar - nt RA otsusega nr ... ei kuulu hävitamisele. | ||
| + | |||
| + | - Kui oled hävitusakti üle kontrollinud, | ||
| + | - Pärast seda ilmub nupp " | ||
| + | - Pärast hävitamist pöördu Webware kasutajatoe poole andmete lõplikuks hävitamiseks (tasuline teenus) | ||
| + | |||
| + | Nupu " | ||
| - | Olek -> Koostamisel / Hävitatud | + | ==== Hävitamisaktid ==== |
| - | Muutmise aeg - | + | |
| - | Statistika - | + | |
| - | Eksp. - Jah. Peab olema "Jah", et WD lubaks hävitada. Kui on "Jah", siis on seotud juba mingi hävitamisaktiga. | + | Ülevaate hävitamisaktidest leiab ka " |
| - | KH - Kuulub hävitamisele. | + | Vaikimisi pole võimalik nimekirjavaatest kustutada " |
| - | Kommentaar - nt RA otsusega nr ... ei kuulu hävitamisele. | + | |
| - | Eksporditud fail - dest_act_...xls | + | |
| - | Salvesta & ekspordi - tehakse hävitamisakti kavandifail, mida on võimalik ko | + | |
| - | Hävitamisaktid - | + | |
| - | Hävita - dokument hävitatakse ning seda taastada pole enam võimalik. | + | |
| {{tag> | {{tag> | ||
| - | **[[wd: | + | **[[et:wd: |
wd/administraatorile/arhiveerimine_havitamine.1466515135.txt.gz · Viimati muutnud: (väline muutmine)
