Mustand on pooleliolev dokument, mida süsteemi kasutaja saab salvestada ja hiljem jätkata, ilma et need muutuksid avalikuks. Need ei saa registrinumbrit, mis tagab töö privaatsuse ja kontrolli. Mustandite süsteem aitab vältida andmekadu ja toetab paindlikku töökorraldust. Kasutaja ei kohustatud ka mustandit looma ja kande loomise protsessis peatuma, vaid saab ka ühehooga dokumendi valmis teha. See mustandi võimalus on lihtsalt selleks, et tööprotsess oleks mugavam ja kui süsteemi sessioon saab läbi, siis kasutaja töö ja vaev jääb automaatselt alles.

Mustandi olemus

• Mustandid on eraldi loodud dokumentidest.

• Automaatne salvestus väldib töökaotust

• Mustandid ei saa registrinumbrit päriselt– tagab privaatsuse ja kontrolli. Näiliselt saab loenduri külge valida.

• Dokument ei muutu enne avalikuks, kui see on salvestatud dokumendi kandena.

• Mustandi dokumenti ei näe keegi teine, enne kui see on salvesatud dokumendi kandena

• Kustutatakse automaatselt 30 päeva pärast viimast muutmist.

• 8 päeva enne kustutamist saadetakse teavitus meili teel.

• Funktsionaalsus on mõeldud kõigile kasutajatele.

• Loo ja halda dokumente mugavalt.

• Vastab turvalisuse ja ligipääsetavuse nõuetele.

• Toetab paindlikku ja kvaliteetset tööprotsessi.

Dokumendi loomine

Kui dokumendi loomise mustandite konfiguratsioon on sisse lülitatud, siis uut kannet lisades avaneb uus mustandi vaade.

Iga mustandi dokumendil tehtud muudatuse peale muutub kellaaeg kandel, mis näitab millal viimati salvestati muudatused.

Muutunud on dokumendi kande salvestamise nupud. Uues mustandite vaates kuvatakse ainult:

• “Tagasi“, mis viib kasutaja eelmisele lehele tagasi.

• “Salvesta dokument“, mis salvestab päris dokumendi kande. Sellele nupule saab vajutada ainult siis kui kõik kohustuslikud väljad on täidetud ning kasutaja on veendunud, et soovib dokumendi luua. Sellel hetkel saab see ka registreerimise numbri.

• “Salvesta mustand“, mis salvestab üle dokumendi kande mustandi viimased täiendused. Ehk see on veel lisakontroll kasutajale, et tema töö jääb alles. Seda ei pea ka üldse kasutama ning Hub-i meeskond ootab tagasisidet, kaskasutajad kasutavad seda nuppu nii, et see annab lisa kindluse või tegelikult on see ebavajalik, sest automaatselt salvestab ikka edasi.

• …, kus avanevad lisavõimalustega nupud, mida kasutatakse palju vähem.

Mustandi dokumendile saab lisada kõiki andmeid, milleks väljad on loodud. Näiteks saab valida asukoha ja reg-nr loenduri, aga tegelikult need dokumendid veel mustandi staatuses ei ole sinna salvestunud. Samuti saab suunamiste plokis ära täita ka eeldatavad suunamised, aga mustandi staatuses neid välja saata veel ei saa.

Hetkel ainult mustandite puhul on uuenduskuuri läbinud ka faili väljad, kuhu nüüd saab lohistada faile, failide järjekorda muuta ning neid mugavalt eemaldada.

Samuti kui faili väljadel on seadistatud lubatud failide laiendused, siis seda infot kuvab kasutajale juba kohe.

Ülemine väli on ühe faili väli, kuhu saab lisada ainult ühe faili.

Alumine on mitme faili väli, kuhu saab lisada mitu faili. Rohelisena näitab faile, mis on üles laetud, valge on fail, mis veel laeb süsteemi.

Faili lisamisel annab süsteem kohe teada, kui fail ei sobi.

Kui mustandi salvestamine ei õnnestu, siis süsteem annab sellest kohe märku. Näiteks mustandi kanne jääb kasutajal avatuna seisma, siis automaatselt salvestati viimased muudatused ning kui kasutaja avab uuesti selle ununenud akna ja soovib uusi muudatusi teha, siis saab kohe teavituse, et “Mustandi salvestamine ebaõnnestus“

Mustandite leidmine

Mustandeid näeb ainult kande looja ise ja töölaua admini õigusega. Teistele kasutajatele hetkel mustandi staatuses dokumente jagada ei saa. Muud õigused ja suunamised rakenduvad alles siis kui dokument on päriselt loodud

Avalehel on plokk “Minu hiljutised tegevised“ ning sinna on lisatud uus filter “Minu hiljutised mustandid“, mis käitub samamoodi nagu teised filtrid. Vaikimisi kuvab sinna 10 viimati muudetud mustandit.

Mustandeid kuvatakse objekti otsingu all, kus saab otsida üle kõigi andmetüüpide või ka ainult kindlalt andmetüübilt. Selleks, et lihtsaustada otsimist, saab otsingud otseteed salvestada Lemmikute plokki. Kasutaja leiab alati kiirelt oma mustandid üles. Samuti saab eraldada näiteks lepingud ja ostuarved või jätta just kõik kokku vastavalt kasutaja enda soovile.

Otsi → Objekt → Nupp “Otsi“ = toob välja kõik kasutaja valmis dokumendid ja mustandid

Otsi → Objekt → valik “Tüüp“ määrata “Ostuarve” → Nupp “Otsi“ = toob välja kõik kasutaja ostuarvete valmis dokumendid ja mustandid

Kui objekti otsingus muidu jääb mustandite plokk ette, siis saab selle sulgeda ja siis see jääb kinni. Dokumendipuu kaudu liikudes kausta, kus sees on dokumendid, siis ka seal kuvab mustandite plokki.

Töölaua admin leiab ka selle kaudu kõige lihtsamalt mustandid üles. Näiteks tekib kasutajal küsimus ostuarve loomisel, siis

a. Otsi → Objekt → valik “Tüüp“ määrata “Ostuarve” ja Loomine plokist täita “Sisestaja nimi“ → Nupp “Otsi“ = toob välja kõik selle kindla kasutaja ostuarvete valmis dokumendid ja mustandid.

Töölauaadmin saab lisada kõigile Lemmikud plokki otsetee mustanditele.

Teavitused ja automaatne kustumine

Kui mustandi dokumenti ei ole kasutaja muudetud viimase 30 päeva jooksul, siis kustub mustand automaatselt.Kustutatud mustandeid taastada ei saa. 8 päeva enne kustutamist saadetakse kasutajale ka meilile teavitus, et mustandi dokument hakkab aeguma.

Teavituse sisu on

“Tere, kasutajanimi! Teie mustand „Mustandi nimi, mis on aktiivne link“ aegub 8 päeva pärast.“

Kui kasutaja soovib varem kustutada oma mustandeid, siis saab seda teha Otsi → Objekt → nimekirjavaatest. Prügikasti peale vajutades küsib süsteem kinnitust ning kustutab mustandi.

Nimekirjavaates saab ka tulpade alusel filtreerida.