Otsinguakna ehk globaalse otsingu abil saate sooritada otsingut üle terve süsteemi juurdepääsuõiguste piires. Otsingu tulemus sõtlub sellest, millised andmeväljad on administraator seadistanud üldotsingusse (vt admini juhend).

1. Sisestage otsisõna otsinguaknasse ning vajutage Enter.
   • Juhul kui soovite kellelegi teisele edastada otseviidet mõne dokumendi kohta, siis selleks on hea kasutada dokumendi id-d, mille leiate dokumendi vaatamise ning muutmise vormilt. Nt kui dokumendi id on 67442, siis otsinguaknasse tuleks sisestada #67442. Vt dokumendi id kohta ka siit.
2. Nimekirjavaates kuvatakse otsingutulemused, millele teil on juurdepääsuõigused.

„Otsi“ menüü abil saate otsida dokumenti metaandmeväljade järgi. Selleks peate teadma, kas tegemist oli nt saabunud dokumendiga või hoopis nt üldkäskkirjaga. Juhul kui dokumendi liik on teadmata, on saab kasutada otsinguakent või objekti otsingut. Detailselt otsinguvormilt saate otsida infot seoses suunamistega, lukustamistega, avalikustamispiirangutega ning seostes olevate dokumentide kohta.

1. Valige „Otsi“ menüü → klõpsake vastava dokumendi andmetüübil.
2. Teile avaneb lihtotsingu vorm. Andmeväljade koosseis sõltub administraatori seadistustest. Võimalusel saab üleliigseid välju eemaldada ning vajadusel saab neid ka juurde lisada, juhul kui vastav andmeväli on olemas dokumendi registreerimisvormil. Vt ka detailset otsingut.
3. Täitke ära soovitud otsinguväljad. Otsinguväljade ees olevad filtrid annavad lisavõimaluse öelda süsteemile, näiteks kas otsitulemus peab sisaldama või algama sõnaga „x“.
4. Kui soovite loendada otsingutulemusi, linnutage „Loenda tulemus“.
5. Kui otsiväljad on täidetud, vajutage „Otsi“.
6. Otsingutulemused kuvatakse nimekirjavaates. Tabeli päisest üleval kuvatakse loendamise tulemus (Leiti: x) ning näidatakse otsingufiltreid [Tühjenda], [Täpsusta otsingut].
   1. [Tühjenda] - Eemaldab otsingufiltri ning kuvab kõiki dokumente.
   2. [Täpsusta otsingut] - Võimaldab täpsustada otsingut st minna tagasi otsingukriteeriumeid täpsustama, kusjuures eelmised filtrid on süsteem meelde jätnud. Väljad, mis on toetatud: aadress, e-post, kodulehekülg, kuupäev, loendur, mrtekst, märksõnad, tekst, valik, (WD 5.4.7 - 30.11.2018) mitme väärtuse valik, susel, sosel, kontakt.

(WD 5.4.2 - 08.03.2018)

Otsinguvormil on võimalik otsida dokumente ühe konkreetse sarja piires, selleks määra asukoht.

Dokumendi faili otsimisvõimalused on järgmised:

• Sõna sisus - sisestatud sõnale otsitakse vastet faili sisust;
• Nimi - kandeid otsitakse faili pealkirja nime järgi;
• on tühi - otsitakse kandeid, mille failiväli on tühi;
• ei ole tühi - otsitakse kandeid, mille failiväli ei ole tühi;
• Digidoc-i allkirjastaja - otsitakse digikonteineri allkirjastaja järgi;
• Digidoc-i roll - otsitakse digikonteineri allkirjastusrolli (resolutsiooni) järgi;
• Digidoc-i allkirjastamise kuupäev - otsitakse allkirjastamise kuupäeva põhjal;
• Sisaldab allkirja - otsitakse digiallkirjastatud failidega kandeid, millele on lisatud soovitud arv allkirju;
• Ei sisalda allkirja - otsitakse kandeid, mille failidele pole lisatud ühtegi allkirja.

Detailsest otsinguaknast leiate otsimisvõimalusi erinevate WD-i funktsionaalsuste piires nt suunamine, lukustamine, avalikustamine jne.

1. Valige „Otsi“ menüü → klõpsake vastava dokumendi andmetüübil.
2. Teile avaneb vaikimisi lihtotsingu vorm. Detailse otsinguvormi avamiseks klõpsake otsiakna üla- või alaosas asuvat „Detailne otsing“ nuppu.

Vt siit, kuidas detailsesse otsinguaknasse jõuda.

Salvestatud otsingu funktsionaalsus võimaldab salvestada enimkasutatavate otsingukriteeriumitega otsinguid ning hiljem neid korduvkasutada. Iga kasutaja saab salvestada detailse otsingu vormil endale vajalikke salvestatud otsinguid: vt täpsemalt siit

Juhul kui pole teada, missuguse dokumendi andmetüübi alt on dokument registreeritud või kui soovitakse loendada nt erinevate registreeritud dokumentide kogust teatud ajavahemikul, tuleks kasutada objekti otsingut. Objekti otsingu lehel asub ka märksõnade otsimislahter. Juhul kui asutus on dokumentide märksõnastamise kasutusele võtnud, saate otsida dokumente ka märksõnade abil.

1. Valige „Otsi“ → „Objekt“.
2. Avaneb objeki otsingu leht.
3. Täitke ära soovitud andmeväljad ning vajutage „Otsi“ nuppu.
4. Otsingutulemused kuvatakse nimekirjavaates. Tabeli päisest üleval kuvatakse loendamise tulemus (Leiti: x) ning näidatakse otsingufiltreid [Tühjenda], [Täpsusta otsingut].
   1. [Tühjenda] - Eemaldab otsingufiltri ning kuvab kõiki dokumente.
   2. [Täpsusta otsingut] - Võimaldab täpsustada otsingut st minna tagasi otsingukriteeriumeid täpsustama.
5. Nimekirjavaate lõpus on nuppude rida järgmiste võimalustega:
   1. Kustuta valitud - Kustutamiseks linnuta soovitud kanded ning klõpsa nuppu.
   2. Lõika valitud - Lõikamiseks linnuta soovitud kanded ning liigu sobivasse kataloogi ja klõpsa ilmunud nuppu „Kleebi“.
   3. Kopeeri kataloogistruktuur - Linnuta soovitud kataloogid, klõpsa „Kopeeri kataloogistruktuur“ ja sobivas asukohas asudes klõpsa nuppu „Kleebi“.
   4. Ekspordi kataloogistruktuur - Linnuta soovitud kataloogid ning klõpsa nuppu. Kataloogistruktuur eksporditakse Exceli faili.
   5. Ekspordi kanded (WD 5.4.2 - 17.09.2018) - Linnuta soovitud kanded (linnutamata jättes eksporditakse otsingutulemused kõikidelt lehtedelt) ning klõpsa nuppu. Kannete info eksporditakse Exceli faili kujul (kande dünaamiline nimi, andmetüübi nimetus, sisestaja nimi, loomise aeg, muutmise aeg).

(WD 5.4.2 - 20.09.2018)

Objekti otsingu detailses otsingus on võimalik nimekirjavaatesse kuvada funktsioonide ning sarjade info.

Enimkasutatavad otsingud saate salvestada avalehele Lemmikute plokki. Selleks klõpsake otsingutulemuste nimekirjavaatest lemmikute ikooni.

Tagasi tavakasutaja juhendi avalehele