Asendajat on võimalik määrata kahel viisil:

• avalehe ikooni abil "Minule suunatud" plokist ;
• kasutajakaardilt.

1. Täike ära asendaja, asendaja suunamiste rollid, eemal alates, eemal kuni. Kõik väljad on kohustuslikud.
2. Vajutage „Määra”, kui soovite asendaja kinnitada või „Katkesta”, kui soovite asendamise määramise katkestada. WD-s kuvatakse igal pool kollast nuppu „Sa oled märkinud ennast kontorist eemal. Selle mahavõtmiseks vajuta sellele nupule.“, mis tuletab Teile igalpool süsteemis meelde, et olete end eemalolevaks märkinud.
3. Asendaja lisatakse automaatselt kasutajakaardil olevasse ajakavasse (vt kasutajakaarti).
4. Kui minna avalehe kaudu uut asendajat lisama, näidatakse asendaja määramise aknas eelnevalt määratud asendajaid.

1. Avage enda kasutajakaart. Selleks valige „Haldamine“ → „Minu info“.
2. Kerige plokini „Asendamine“ ning linnutage „Eemal“ väli, kui soovite end eemal olevaks märkida.
3. Järgnevaid välju „Eemal alates“, „Eemal kuni“, „Asendaja“, „Asendaja suunamiste rollid“ pole võimalik täita. Need väljad täidab süsteem automaatselt ning need kajastavad asendajat, kes on hetkel asendamiste ajakavas aktiivne ehk kelle asendamisperiood on kätte jõudnud.
4. Täitke asendamiste ajakava. Kõik väljad on kohustuslikud.
   1. Lisage asendaja.
   2. Asendamise alguskuupäev.
   3. Asendamise lõpukuupäev.
   4. Asendamise roll. Valitud rolliga suunamised jõuavad asendajani.
   5. Kui soovite lisada järgmiseid asendajaid, vajutage „Lisa uus“. Kui lisate ajakavasse rohkem kui ühe asendaja, ei tohi asendamise algus- ning lõpukuupäevad kattuda.
5. Seejärel vajutage „Salvesta“.

Kui asendaja on määratud ning soovite andmeid muuta, siis seda saate teha kasutajakaardilt asendamiste ajakavast.

Asendaja saate kustutada kasutajakaardilt asendamiste plokist prügikasti ikooni abil.

• Õigused liiguvad asendajale läbi suunamise. Juhul kui töötaja on märkinud ennast eemalolevaks ning ta on määranud endale asendaja, siis jõuavad asendajani nende suunamisrollidega dokumendid, mis on talle täitmiseks lubatud.
• Eemaloleku ajal antakse uute suunamiste puhul asendajale sama taseme õigus, et kõik asendamiseks vajalikud tegevused oleksid võrdväärselt tehtavad.
• Asendaja saab asenduse ajal ajutised eriõigused töötamaks asendatava dokumentidega. Pärast asenduse lõppu eemaldatakse ajutised eriõigused v.a nendel dokumentidel, millede staatused on asendamise ajal märgitud tehtuks, tühistatuks või tagasiside staatusesse.
• Eriõiguse andmisel arvestatakse ka asendamisel määratud suunamise rolli.

Teavituse väljasaatmise hetkel kontrollitakse, kas ja kes on asendaja ning vastavalt sellele saadetakse teavitus. See on konfiguratsioonifailist seadistatav ning võimalik on teavitust edastada mõlemale (eemalolijale ning asendajale), ainult eemalolijale, ainult asendajale. Vaikimisi on konfiguratsioonifailis seadistatud, et e-postiteavitus saadetakse ainult sellele, kellele dokument suunati ehk antud juhul eemalolijale.

Kui asendamiste ajakavas saabub kuupäev, kus asendajat pole määratud, võetakse automaatselt eemalolek maha. Eemalolijalt kaob avalehelt eemaloleku kollane nupp.

Tagasi kasutaja juhendi avalehele