Dokumendiregistri avaliku liidese kaudu on võimalik kõigil interneti kasutajatel tutvuda dokumendiregistris avalikuks märgitud dokumentidega. WD avalik liides vastab avaliku teabe seaduse nõuetele.

Dokumendi kohta kuvatakse:

• valitud andmeväljad;
• piirangute plokk (piirangu puudumisel on märgitud sõna „Avalik“. Piirangu olemasolul kuvatakse piirangu kehtivusaeg, piirangu määramise alus ning nimeliselt piirangu kehtestaja);
• dokumendiga seotud dokumendid;

Seoste plokki on võimalik seadistada ka nii, et seda avalikus liideses ei kuvataks (pöörduge selleks IT-administraatori poole). Avalikustamiseks tuleb seadistada eraldi sarjad, tüübid/alamtüübid ja väljad.

Avalikustamiseks tuleb läbida järgmised etapid:

1. Looge uus grupp, näiteks nimega “Minuasutusenimi avalik”. Kindlasti tuleb grupi loomisel linnutada “On avalik” väli. Vt uue grupi lisamist siit.
2. Iga avalikustamisele kuuluva sarja juures lisage avalikustamise grupp (“Minuasutusenimi avalik”) sarja lugemisõigusesse.
3. Avage tüübihaldus. Valige ülamenüü “Haldamine” → “Töölaua admin” → “Tüübid”. Avalikustatavatel peatüüpidel ja selle alamtüüpidel linnutage “On avalikustatav” väli. Vt tüübihalduse seadistusi siit.
4. Iga konkreetse tüübi ja alamtüübi all määrake, millised alusväljad ja väljad kodulehel kuvatakse. Avalikustamist vajavate andmeväljade juures linnutage „On avalikustatav“. Vt väljade seadistusi siit.
5. Dokumendiregister koos kasutusjuhendiga peab olema leitav asutuse kodulehelt. Selleks pange kodulehele järgmine link http://test.webware.ee/?page=pub_startup&desktop=1020&tid=1&u=20101006132412=20090115080707&desktop=1020, kus tuleb töölaua id-d (antud näites 1020) ning WD aadress (test.webware.ee) vastavalt asendada.
   • Otseviide avalikustatud andmetüübi otsinguvormile: http://test.webware.ee/?page=pub_search_dynobj&desktop=1020&tid=99051, WD aadress (test.webware.ee), töölaua id (1020) ning andmetüübi id (99051) tuleb vastavalt asendada.
   • Otseviide avalikustatud andmetüübi nimekirjavaatele: http://test.webware.ee/?page=pub_list_dynobj&desktop=57835&tid=99051, WD aadress (test.webware.ee), töölaua id (1020) ning andmetüübi id (99051) tuleb vastavalt asendada.
   • Järgmine link kuvab filtreeritult avalikustatud andmetüübi nimekirjavaadet nt antud näites kuvatakse juhendite andmetüübi peale registreeritud kõiki kandeid, mille väärtuseks on „Ravijuhendid“. http://test.webware.ee/?page=pub_list_dynobj&desktop=1017&tid=304881&data_only=true&search=Otsi&field_306995_search_type=CO&field_306995_search_value=Ravijuhendid Lingi kasutamiseks enda asutuse siseveebis / DHS-s tuleb keskkonna domeeninimi koos vastavate ID-dega ning väärtustega asendada. Vt lisaks kommentaaridega näidisfailist: Filtreeritud väärtustega nimekirjavaade

(WD 5.1.1)

Avaliku liidese menüüs kuvatakse kõik peatüübid koos tema alamtüüpidega, mis on märgitud avalikustatavaks („On avalikustatav“).

Kui soovite avalikus liideses kuvada ainult peatüüpi nii et peatüübi kaudu oleks jätkuvalt võimalik otsida alamtüübile registreeritud dokumente, tuleb teha linnuke „Peida avalikus liideses menüüs alamtüübid“

Täiendavalt on võimalik väli märkida ka piiratavaks (väli “On piiratav”), mis tähendab, et kui dokumendil on registreerimisel märgitud piirangute plokis piirang, siis seda välja kodulehel ei kuvata. Kõige enam kasutatakse seda täiendust faili väljade piiramisel. Alates 01.01.2009 on avaliku teabe seaduse järgi riigiasutusel kohustus avalikustada juurdepääsupiiranguta elektroonilised dokumendid. Seetõttu juhul kui piirangut dokumendile ei märgita, on fail kodulehel avalik ja kui piirang märgitakse, faili kodulehel ei kuvata (s.t fail on piiratud).

Kindlasti tuleks avalikku liidest enne kodulehele üles panemist kontrollida. Seda saate teha andmetüübihaldusest, kus „On avalikustatav“ välja juurest leiate lingi „Tüübi avalik kasutajaliides“.

Dokumentide avalikustamise kohta leiate rohkem infot:

• Andmekaitse Inspektsiooni kodulehelt;
• Avaliku teabe seadusest;
• Isikuandmete kaitse seadusest.

• Piirangu ploki eeltäitmise kohta leiate rohkem siit.
• Vt tavakasutaja juhendist piirangu ploki täitmise kohta.

(WD 5.4.2 - 03.10.2018)

Võib-olla vajadus üle kontrollida kolleegide poolt registreeritud dokumentide avalikustamise piirangud. Selleks, et kontrollimiseks oleks piisavalt aega, võib kaaluda dokumentide avalikustamise rakendamist teatud viitega st nt 25. jaanuaril 2019. aastal registreeritud dokumendid lähevad avalikuks alles 27. jaanuaril. Avalikustamine toimub põhimõttel, et dokumente sünkroniseeritakse avalikku serverisse iga kahe-kolme päeva tagant, nii nagu on eluline vajadus.

Vastavalt Andmekaitse Inspektsiooni nõudele tuleb avalikus dokumendiregistris kuvada füüsiliste isikute nimede asemel initsiaale. St kui kontaktiaknas on täidetud ainult isiku osa, siis kuvatakse avalikus dokumendiregistris füüsilise isiku nimi initsiaalidena. Kui kontaktikaardil on täidetud asutuse ning isiku plokid, käsitleb WD kontakti juriidilise isiku kontaktisikuna ning avalikku dokumendiregistrisse kuvatakse kontaktisiku nimi täispikalt. Enne 28.01.2016 kuvati avalikus dokumendiregistris initsiaalidena nii asutuse kontaktisiku kui ka füüsilise isiku nime.

Tagasi administraatori juhendi avalehele