Dokumendihalduses on kasutusel termin dokumendi elukäik st protsessi, mis algab dokumendi loomisega ja lõpeb selle hävitamisega või jätkub püsiva säilitamisega arhiivis. Eristatakse elukäigu kolme etappi: aktiivne, poolaktiivne, passiivne.

Aktiivses etapis toimub dokumendi loomine või vastuvõtmine, levitamine ning kasutamine. Dokument asub WD-i registrites (avaneb WD-s „Haldamine“ menüü alt).

Poolaktiivses etapis säilitatakse dokumenti, et see oleks vajadusel kasutatav. Reeglina hoitakse dokumente edasi igapäevaselt kasutatavates registrites (avanevad „Haldamine“ menüüst). Poolaktiivsesse etappi jõudnud dokumentide haldamiseks on WD-s kasutusel ka teistsuguseid praktikaid. Järgnevalt kirjeldame mõningaid lahendusi konkreetse näite põhjal, kus sooviks on mitte kajastada lepingute registris kehtetuid töölepinguid, mida tuleb veel säilitada 10 aastat lepingu lõppemisest:

1. Tõsta kehtetud lepingud käsitsi eraldi kataloogi (nt sama sarja alla loodavasse kataloogi) ning võtta tavakasutajatel lepingute lugemise õigus ära. Selle puhul on miinuseks, et tavakasutajatel ei olegi õigust kehtetuid lepinguid enam näha. Administraatoritel jäävad kehtetud lepingud nimekirjavaatesse alles.
2. Teha otsing ainult kehtivatest lepingutest ja panna see lemmikute alla lingina. Sellisel juhul avaneb lingile vajutades nimekiri ainult kehtivatest lepingutest, kui avada aga nt „Haldamine“ → „Lepingud“, siis kajastuvad seal ka kehtetud lepingud.
3. Päriselt arhiveerida. See nõuab eelnevalt mitmeid häälestusi ja arhiveerimise tegevusi. Tulemuseks on, et kehtetud lepingud kajastuvad nimekirjavaates ainult siis, kui otsingut tehes päritakse infot ka arhiveeritud kannete kohta.
   

Passiivses etapis hoitakse dokumenti arhiivis, kui see omab arhiiviväärtust. Ülejäänud dokumendid, millede säilitustähtaeg on möödunud ning mis ei oma arhiiviväärtust, hävitatakse.

Arhiveerimine - kannete liigutamine aktiivsest asjaajamisest passiivsesse faasi. Arhiveeritud kanded on WD-s „Otsi“ menüü kaudu leitavad ja hallatavad ning neile kehtivad tavapärased õigused. Arhiveeritud kannete vaatamisel talletatakse kandele spetsiaalsesse plokki logi.

Hävitamine - toimingud, mille käigus dokumendid kustutatakse elektroonilises süsteemis nii, et neid ei ole edaspidi võimalik taastada.

Arhiveerimiseks tuleb eelnevalt seadistada arhiveerimismoodulit, seda saab teha töölauaadministraator üle töölaua ning üksuse administraator oma üksuse piires.

1. Avage dokumetide loetelu ning klõpsake tegevuste veerust vaatamise ikooni.
2. Avaneb sarja vaatamise vorm, kus minge ajakavade haldamise moodulisse. Klõpsake „Halda ajakavasid“.
3. Töölaua administraator saab lisada säilitamise ajakavasid tervele töölauale kasutamiseks või eraldi üksustele. Uue ajakava lisamiseks vajutage nuppu „Lisa uus säilitamise ajakava“. Avaneb aken „Uue säilitamise ajakava lisamine“.
   • Üksus - seda välja kuvatakse ainult töölaua administraatoritele. Võimaldab teha valikut, kas ajakava lisatakse töölauale või üksusele.
   • Nimi - säilitamise ajakava nimi nt „Raamatupidamise alusdokumendid“.
   • Säilitamise aeg.
     • 1) Alaline - dokumendid säilitatakse alaliselt.
     • 2) Aeg - dokumendid säilitatakse määratud aja jooksul alates säilitamise arvestuse algusest. Valikus on aastad ja kuud. Enne dokumente hävitada ei lubata kuni säilitamise aeg pole möödunud.
   • On baaskava - kui dokumendil on olemas seosed, siis kehtib määratud säilitamise ajakava ka seostes olevatele dokumentidele. Baasajakava on vajalik automaatseks hävitamisele määratud objektide leidmiseks.
   • Kirjeldus - säilitamise ajakava seadusandlik alus „Vastavalt Raamatupidamise seadusele säilitamise tähtaeg 7 aastat dokumendi loomisest/saamisest“
   • On aktiivne - määrab, kas säilitamise ajakava on sarja juurde valitav.
   • Aktiivsuse vahemik - Nt Euroopa Liidu projektidega seotud dokumentatsiooni tuleb säilitada projekti toimumise algusest kuni selle lõpuni ning seetõttu tuleb määrata projektiga seotud vastava(te)le sarja(de)le samasuguste kuupäevadega säilitamise ajakava(d). Aktiivsuse vahemikku võib olla tarvidus ette seadistada nendele säilitamise ajakavadele, mis toetuvad vastu võetud, kuid mitte veel jõustunud seadustel.
4. Arhiiviväärtuslikkus
   • Lubatud hävitada lihtsustatud korras (H) - avalik arhiiv on andnud hindamisotsuse dokumentide loetelu alusel (s.t eelhindamisotsuse), millest lähtudes võib arhivaalid eraldada hävitamiseks dokumenteerides hävitamise hävitamisaktis
   • Lubatud hävitada tavakorras (T) - arhivaalid eraldatakse nende säilitustähtaegade möödumisel ja vastavalt Arhiivieeskirjale esitatakse avalikule arhiivile taotlus koos hävitamisakti kavandiga hindamisotsuse saamiseks.
   • Arhiiviväärtuslik - kui sari on märgitud arhiiviväärtuslikuks, siis seda hävitada ei tohi.
5. Kui säilitamise ajakava on lisatud, saate valida ajakava(d) juurde sarjale. Avage sarja lisamise / muutmise vorm. Reeglina on sarjas sama säilitustähtajaga dokumendid ning sellisel juhul tuleb sarjale valida juurde ainult üks säilitamise ajakava. Kui aga tegemist on hübriidsarjaga (sari sisaldab rohkem kui ühte tüüpi säilitustähtaegadega dokumente), tuleb sarjale valida vastavalt mitu säilitamise ajakava. Sellisel juhul tuleb „Säilitamise ajakava“ väljale valida see ajakava, mis on dokumendi registreerimisel alati vaikimisi valitud ning teisele väljale „Säilitamise ajakavad“ tuleb valida kõik säilitamise ajakavad. Hübriidsarja kuuluvate dokumentidel kuvatakse dokumendi muutmise vormil „Säilitamine“ plokki, kus tavakasutajad saavad otsustada, milline säilitamise ajakava juurde valitakse. Kasutajale kuvatavate säilitamise ajakavade valik sõltub ajakavade seadistustest sarja juures.

Järgmisena tuleb seadistada andmetüübid, mida soovite arhiveerida. Seadistada tuleb ainult need andmetüübid, kuhu reaalselt on andmed registreeritud st kui teil on WD-s peatüüp „Kirjavahetus“, kuhu andmeid ei registreerita ning alamtüübid „Saabunud dokument“ ning „Väljasaadetav dokument“, kuhu registreeritakse andmed, siis tuleb seadistused teha ainult alamtüüpidel.

1. Seadistamiseks liikuge andmetüübihaldusesse andmetüübi arhiveerimise plokki. Nt avage „Haldamine“ → „Kirjavahetus“ → „Saabunud dokument“ → nupp „Muuda tüüpi“. Kerige plokini „Arhiveerimine“.
2. Tehke arhiveerimise plokis järgnevad seadistused:
   • On aktiivne - arhiveerimiseks tehke linnuke, et oleks võimalik teha edasisi seadistusi;
   • Reg. kp väli - siduge registreerimiskuupäeva väljaga. Antud kuupäev määrab, millisesse arhiveerimiskogumikku dokument lisatakse;
   • Säilitamise alguse kp - siduge kuupäeva väljaga, mis pannakse arhiveeritud dokumendi säilitamise alguskuupäevaks. See seadistus on seotud säilitamise ajakavas määratud säilitamise aja algusega (vt punkt 3);
   • Kuva säilitamise ajakava - tuleb linnutada, kui andmetüübile registreeritakse dokumente, millel on olemas alternatiivsed ajakavad;
   • Loenduri indeksi väli - saab siduda loenduri indeks tüüpi väljaga;
   • Pealkirja väli - arhiveeritud dokumendi kirjeldamiseks;

1. Arhiveerimiskogumikkude moodustamiseks saate kasutada WD standardotsingut. Nt kui soovite arhiveerida 2010nda aasta kirjad, siis avage menüü „Otsi“ ning valige soovitud andmetüüp (antud näites on selleks „Kirjavahetus“). Seejärel määrake otsinguvormil parameetrid, mille alusel sorteeritakse välja arhiveerimisele minevad kirjad. Vajutage „Otsi“.
2. Teile kuvatakse nimekirjavaates otsingutulemused.
3. Arhiveerimistegevused asuvad nupu „Arhiveerimine..“ all:
   • Arhiveeri valitud - saate täiendavalt valida, millised dokumendid lisatakse arhiveerimiskogumikku ning millised mitte;
   • Märgi valitud mittearhiveerituks - vajadusel saate arhiveerimiskogumikku kaasatud dokumendid kogumikust tagasi võtta;
   • Arhiveeri kõik otsitud objektid - saate arhiveerida kõik otsitud objektid;
   • Mittearhiveeri kõik otsitud objektid - kõik otsitud dokumendid mittearhiveeritakse;
   • Otsi arhiveeritud objektid (Kirjavahetus) - saate välja otsida konkreetse andmetüübi kõik arhiveeritud kanded (nt Kirjavahetus);
   • Otsi kõik arhiveeritud objektid - saate välja otsida kõik arhiveeritud kanded olenemata andmetüübist.
4. Arhiveerimiseks klõpsake „Arhiveeri valitud“ / „Arhiveeri kõik otsitud objektid“
5. Vastavalt eelnevale valikule kuvatakse vastava pealkirjaga aken, kus saate valida
   1. arhiveerimisaasta kogumiku, kuhu valitud objektid arhiveeritakse;
   2. ning märkida, kas juba arhiveeritud objektide arhiveerimisaasta muudetakse.
6. Vajutage rohelist nuppu „Arhiveeri otsitud“, kui soovite dokumendid arhiveerimiskogumikku lisada.

1. Valige „Otsi“ → soovitud andmetüüp (antud näites „Kirjavahetus“) ning otsinguvormil valige „Arhiveerimise staatus“ → „ON ARHIVEERITUD“.
2. Arhiveeritud dokumentide nimekirjavaates kuvatakse „A“ veerus tärni juures infot (hiirega peale liikudes), mis aasta arhiveerimiskogumisse on dokument lisatud.

Nimekirjavaadetes (objektid, dünaamilise tüübi kanded, sh seostes) on jägnevad veerud nimetustega:

• A – kui on arhiveeritud, siis kuvatakse * (tärn), millele liikudes kuvatakse arhiveerimiskogumiku aasta, nt 2014
• H
  • kui on määratud hävitamisele, siis kuvatakse * (tärn)
  • kui on kaasatud hävitamisakti, siis kuvatakse *, millele liikudes kuvatakse akti nimetus ja millel vajutades viiakse akti vaatesse

1. Esmalt tuleb manuaalselt või automaatselt (säilitamise ajakava alusel) välja otsida kanded, mida soovite hävitada. Saate seda alustada nimekirjavaatest või puust „Hävitamine…“ nupu abil.
   1. Nimekirjavaates oleva „Hävitamine…“ nupu all asuvad järgnevad alamtegevused:
      • Märgi valitud hävitamisele
      • Märgi valitud mittehävitamisele
      • Määra säilitamise ajakava valitutele
      • Märgi otsitud objektid hävitamisele
      • Märgi otsitud objektid mittehävitamisele
      • Otsi hävitamisele märgitud objektid (konkreetse andmetüübi nimetus nt „Kirjavahetus“)
      • Otsi kõik hävitamisele märgitud objektid
      • Otsi objektid, mis kuuluvad säilitamise ajakava järgselt hävitamisele
      • Otsi objektid, mis kuuluvad säilitamise ajakava järgselt hävitamisele (konkreetse andmetüübi nimetus nt „Kirjavahetus“)
   2. Puu vaates on nupp „Hävitamine“, mille alt avanevad alamtegevused:
      • Märgi valitud hävitamisele
      • Märgi valitud mittehävitamisele
      • Määra säilitamise ajakava valitutele
      • Märgi otsitud objektid hävitamisele
      • Märgi otsitud objektid mittehävitamisele
      • Otsi kõik hävitamisele märgitud objektid
      • Otsi objektid, mis kuuluvad säilitamise ajakava järgselt hävitamisele
2. Enne hävitamistoimingut peab olema vähemalt korra koostatud hävitamisakt ja see ka eksporditud. Hävitamisakti saate lisada „Hävitamine…“ → „Lisa uus hävitamisakt“. Hävitamisakti koostamise esmases aknas saab märkida hävitamisakti nime, kirjelduse ning samuti, kas hävitamisakti lisatakse kõik hävitamiseks märgitud objektid või mitte.
3. Hävitamisakti koostamise aknas kuvatakse:
   • Hävitamisakti nimetust;
   • Olekut - KOOSTAMISEL / HÄVITATUD;
   • Sarjade arvu statistikat;
   • Kannete arvu statistikat;
   • Failide arvu statistikat;
   • Failide suuruse statistikat;
   • Statistikat sarjade kaupa.
4. Hävitamisakti kannete nimekirjas kuvatakse:
   • Eksp. - Eksporditud. Väärtus peab olema „Jah“, et WD lubaks hävitada. Kui on „Jah“, siis on seotud juba mingi hävitamisaktiga.
   • KH - Kuulub hävitamisele.
   • Kommentaar - nt RA otsusega nr … ei kuulu hävitamisele.
   • Eksporditud fail - kuvatakse hävitamisakti kavandit ehk ekspordifaili „dest_act_…xls“, kui on klõpsatud nuppu „Salvesta & ekspordi“
   • Salvesta & ekspordi - nupule vajutades tehakse hävitamisakti kavandifail, mida on võimalik kasutada lõpliku hävitamisakti koostamiseks.
   • Hävitamisaktid - koondnimekiri hävitamisaktidest.
   • Hävita - dokument hävitatakse ning seda taastada pole enam võimalik.

Ülevaate hävitamisaktidest leiab „Haldamine“ → „Töölaua admin“ → „Hävitaja“. Vaikimisi pole võimalik nimekirjavaatest kustutada „HÄVITATUD“ staatuses hävitamisakte. (WD 5.4.0 - 09.11.2017) Kui kustutamine aga mingil põhjusel vajalik on, siis saab lasta WD kasutajatoel aktiveerida vastava muutuja WEBDK_ALLOW_TO_DELETE_DESTRUCTED_ACTS, mis tekitab kustutusnupu ka HÄVITATUD staatuses aktidele.

Tagasi administraatori juhendi avalehele