Andmetüübihaldus
Milleks?
Selleks, et registreerida dokumente (lepinguid, käskkirju jne) või sisestada informatsiooni nt kontaktasutuste vm kohta, on tarvilik luua andmetüübid.
WebDesktopis on kahte liiki andmetüüpe:
staatilised andmetüübid (süsteemis vaikimisi olemas);
dünaamilised andmetüübid (andmetüübid, mida lisab töölaua administraator vastavalt asutuse vajadustele).
Staatilisteks andmetüüpideks on nt kasutajakaart, dokumendiregistri liigitusüksus (funktsioon, allfunktsioon, sari…), kalender jne. Staatiliste andmetüüpide andmeväljade koosseisu töölauaadministraator muuta ei saa.
Dünaamilisteks andmetüüpideks on näiteks dokumentide registreerimisvormid (kirjavahetus, leping, akt), kontaktasutuste registreerimisvormid ning kõikvõimalikud teised andmevormid, mille loomist peab asutus vajalikuks.
Andmetüüpidele on võimalik tekitada alamtüüpe.
Kuidas seadistada?
Andmetüüpide seadistuste akna avamiseks liikuge arvutihiirega paremal ülanurgas asuvale „Haldamine“ menüüle → „Töölaua admin“ → klõpsake „Tüübid“.
Andmetüübi lisamiseks valige „Tegevused“ ülamenüü → „Lisa uus tüüp“.
Avanenud tüübihäälestustes on järgmised seadistusplokid:
Plokk "Üldine"
NB! Üldine vaade sõltub konfiguratsiooniseadetest. Kui mõni funktsionaalsus on teie süsteemis puudu, siis on see tõenäoliselt aktiveerimata.
Nimi - andmetüübi nimi erinevates keeltes
Alamtüübid - võimaldab liikuda peatasemel olevalt andmetüübilt alamandmetüübile
Ikoon - andmetüübi visualiseerimiseks saate valida ikooni, mis kuvatakse kolmes põhimenüüs („Otsi“, „Lisa uus“, „Haldamine“) andmetüübi nimetuse ees. Vastavat ikooni saate kuvada ka puus vastava objekti ees (juhul kui “Näita puus” väli on linnutatud)
Laienduse nimetus - kohustuslik täita tüübi loomisel, hiljem muuta ei tohi (seotud arendustega ja teatud funktsionaalsustega)
On aktiivne - kuvatakse ülamenüüdes „Otsi“, „Lisa uus“, „Haldamine“.
Näita puus - andmetüübi kandeid kuvatakse struktuuripuus.
On kataloogi tüüpi - objekt toimib konteinerina st objekt võib sisaldada alamobjekte ning objektidele saab määrata juurdepääsuõigusi. Kui nt lepingu tüüp on kataloogi tüüpi ning talle registreeritakse vastusena lepingu lisa, millele on seadistatud vähemalt üks
asukoht, siis ei kandu õigused originaalilt üle. Kui aga lepingu lisal pole mitte ühtegi asukohta seadistatud, päritakse õigused kataloogitüüpi originaalilt ka vastusele ehk lepingu lisale.
Vajutamisel vaikimisi - on seadistatav, kui linnutatud on ka väli „On kataloogi tüüpi“. Määrab, kas puus antud (alam)tüübi lingile vajutades avaneb kataloogi sisu või kataloogi andmete vaatamise vaade. Valik on aktiivne ainult siis kui “On kataloogi tüüpi” on sisse lülitatud.
-
On rangelt piiratud - tekitab dokumendikandele piirangute ploki, et avalikus liideses ei kuvataks soovimatut informatsiooni.
On avalikustatav - andmetüüp kuvatakse avalikus liideses.
Teksti värv - Määrab (alam)tüübi alla registreeritud dokumentide/objektide nimekirjavaates kuvatava teksti värvi.
Tausta värv - Määrab (alam)tüübi alla registreeritud dokumentide/objektide nimekirjavaates kuvatava teksti tausta värvi.
Näita ülanuppe - Dokumendikande ülemises servas kuvatakse tegevuste nuppe „Muuda“, „Lisa kommentaar“ jne. Ülanuppe on otstarbekas näidata kande ülaservas, kui kandevormil on palju andmevälju.
Näita lukuinfot nimekirjas - (Alam)tüübi nimekirjavaates kuvatakse kandega seotud lukustusinfot (lukustaja nime ja lukustamise kuupäev). Kui nimekirjavaates näidatakse lukuinfot, siis on võimalik lukustamise info järgi teostada ka otsinguid detailse otsingu vormil.
Näita lukunuppu nimekirjas - nimekirjavaates on võimalik kandeid lukustada

Näita lisamise ikooni - Määrab, kas lisamise ikooni näidatakse (alam)tüübi nimekirjavaates üleval või mitte. NB! Juhul kui (alam)tüüp on “Ainult lugemiseks”, siis seda ikooni ei kuvata.
Näita trükkimise plokki - Määrab, kas dokumendikandel on võimalik kasutada trükimalle („Trükkimine“ plokk), mille abil saab metaandmetest luua dokumendi.
Kommentaarid aktiveeritud - Määrab, kas vastava (alam)tüübi salvestatud kande/dokumendi registrikaardil kuvatakse täiendavaid nuppe “Lisa kommentaar” ja “Vaata kommentaare (arv)” (viimane nupp on aktiivne juhul, kui mõni kommentaar on sisestatud).
Privaatsesse kataloogi liigutamine - privaatkataloogi rakendamist võib kaaluda nt juhul, kui dokumendid asuvad sarjas, mis on kas avalik või suuremale hulgale kasutajatele ligipääsetav, kuid üksikutele dokumentidele tuleks teha erandid (märkida need privaatseteks), et need oleksid nähtavad vaid privaatkataloogi liigutajale või vastavate õigustega grupile. Vt rohkem
siit.
On jagatav - võimaldab dokumente jagada välisele osapoolele (kliendile, lepingupartnerile, töövõtjale jne) seejuures määrates, kas väline osapool saab dokumenti ainult lugeda või ka allkirjastada. Vt rohkem
siit
Seoste lukustamine - kui kanne pannakse lukku, millel on seostes kanded, lukustatakse ka seostes olevad kanded.
DHX tüüp - Dokumendivahetus (DHX) saavad kasutada avaliku sektori asutused (ministeeriumid, kohalikud omavalitsused, tervishoiu- ja lasteasutused jt) selleks, et vahetada omavahel dokumente, kirju, e-arveid. Vt rohkem
siit.
Ainult lugemiseks - Määrab, kas konkreetset (alam)tüüpi dokumente saab lisada või mitte “Lisa uus” menüü kaudu. Soovitav määrata alustüübile, millel on alamtüüpe (nt kirjavahetuse andmetüübile võiks määrata ainult lugemiseks, et kasutaja ei saaks kirjavahetuse andmetüübile reigstreerida dokumente. Kasutaja peab valima alamtüüpide hulgast sobiva ehk siis kas saabunud või väljasaadetava dokumendi).
Ilmumine menüüdes - Saate määrata, millises ülamenüüs (alam)tüüpi kuvatakse. Üldjuhul tuleks märgistada (alam)tüüp nähtavaks kõigis kolmes menüüs. Erandina võib olla ka olukordi, kus uut dokumenti tuleks registreerida otse mõne teise dokumendi registrikaardilt ja menüüs otse kuvama ei pea.
Grupid -
(WD 5.2.1 - 10.12.2015) võimalus määrata andmetüübile gruppe, mis võimaldab erinevates vaadetes välja filtreerida antud tüübi, vastavalt kasutaja gruppidele. Vaikimisi on tüüp kõikidele nähtav. Grupi valimisel jääp tüüp nähtavale ainult valitud gruppidele sh arvestatakse grupi kuuluvust ka töölaua administraatori õigustes. Seadistamiseks 1) tehke linnuke „Grupid“ ning 2) otsige soovitud grupid

Kuva menüüs ikoone - Määrab, kas “Ikoon” väljale valitud ikooni kuvatakse ülamenüüdes.

Vaikimisi sorteerimise väli - Määrab, millise tingimuse alusel dokumendid/objektid nimekirjavaates kuvatakse (vaikimisi on seadistatud loomise aja järgi).
Avalikustamise piirangu aegumisest teavitamise e-postid - Dokumentide kohta, millele kehtestatud piirangu kehtivuse kuupäev hakkab lähenema, saadetakse teavitus sisestatud e-posti aadressi(de)le. Teavituse sagedus vaikimisi häälestatud 1 kord nädalas (seda saab vajadusel muuta - tasuline teenus). Teavitus sisaldab konkreetse dokumendi ID numbrit, dokumendi nimetust (vastavalt
dünaamilise nime reeglitele) ja andmeid piirangute kohta. Mitme e-posti aadressi sisestamisel eraldatakse aadressid komaga.
Detailne/lihtvaade
(WD 5.6.9 - 11.01.2023) Funktsionaalsus aktiveerub, kui vähemalt ühel väljal lülitatakse sisse valik “Kuva lihtvaates“ - kasutajale tekib kaks vaadet: lihtvaates kuvatakse välju, millel on linnutatud „Kuva lihtvaates“, detailses vaates kõiki andmetüübi välju. Teise vaatesse saab liikuda vastava nupu abil, nt:
Administraator saab tüübihalduses seadistada, kumb vaade on vaikimisi ning lisaks ka grupid, kellel teine vaade on vaikimisi:
Plokk "Suunamine"
Suunamisfunktsionaalsuse abil on võimalik koostada töövoog, kus vajadusel pannakse paika inimeste järjekord ning nende rollid (nt vormistaja, kooskõlastaja, kinnitaja).
Suunamine aktiveeritud - saate määrata, kas andmetüübilt registreeritavaid dokumente on võimalik suunata või mitte (kui suunamine on aktiveeritud, siis kuvatakse dokumendi registreerimisvormil suunamise plokki); Lisaks, kui ei soovi sellel andmetüübil kasutada kõiki suunamisrolle, saab teha valiku, mida kasutada.
Kuva abitekst - dokumendi suunajale kuvatakse abitekst/juhend, mille sisestab töölaua administraator.
Tavakasutajad saavad käivitada ainult salvestatud suunamisi (WD 5.4.2 - 04.10.2018) - tavakasutajatel on ainus võimalus valida salvestatud suunamisringe, nad ei saa midagi muuta ega ise lisada uut suunamist.
Suunamine aktiveeritud nimekirjavaates - andmetüübi nimekirjavaatest on võimalik suunata mitu dokumendikannet korraga.
Rohkem suunamise seadistustest...
Plokk "Dubleerimine"
Dubleerimine võimaldab kiiresti registreerida palju ühesuguse sisuga dokumente, tekitades salvestatud dokumendist uue duplikaadi (ehk eksemplari). Uuele eksemplarile kopeeritakse nende väljade sisu, millised väljad on märgitud dubleeritavaks. Vt väljade dubleerimist siit. „Dubleeri“ nupp tekib dokumendi ekraanivormile juhul, kui vähemalt 1 väli on märgitud dubleeritavaks (ehk välja seadistusvormil on valitud „Kopeeri dubleerimisel“. Täiendavalt on võimalik valida järgmiste funktsionaalsuste vahel:
Dubleeri seosed - Dokumendi dubleerimisel dubleeritakse ka seotud dokumendid.
Dokumendi dubleerimisel jääb dokument alati seotuks dokumendiga, millelt alustati dubleerimist.
Plokk "Arhiveerimine"
Kõik andmetüübid, mille dokumente tuleb arhiveerida, peab arhiveerimiseks häälestama andmetüübihalduses. Tegemist on ühekordse tegevusega. Plokis „Arhiveerimine“ tuleb linnutada väli „On aktiivne“ ning määrata „Säilitamise algus kp“. vt Arhiveerimis- ja hävitamismoodul
Plokk "Väljad"
Tabeli kujul salvestatud väljade loetelu, mis (alam)tüübil kasutusel on.
Välja muutmiseks klõpsake välja nimetusel või vajutage Tegevuste veerus muutmise ikooni.
Väljade järjekorra muutmiseks nupp „Muuda väljade järjekorda“.
Välju saate lisada, kui valite otse ülariba all asuvast ülamenüüst „Lisa uus väli“.
Kasutatavad väljatüübid on järgmised:
Rohkem väljade seadistustest...
Dünaamilise nime reeglid
Dünaamilise nime reegli seadistamine
Eristatud on sisemine ning avalik dünaamiline nimi:
sisemine dünaamiline nimi - seda kuvatakse ainult WD kasutajatele;
avalik dünaamiline nimi - kuvatakse ainult
dokumentide avalikus liideses. Avalik dünaamiline nimi on eraldi, et oleks võimalik avalikku liidesesse mitte kuvada dokumendi saaja / saatja välja täispikalt.
Dünaamilise nime reegli määramiseks vajutage andmetüübihalduses dünaamilise nime reeglite plokist nuppu “Muuda”.
Avaneb aken, kus saab koostada dokumendi/objekti kuvatava nime, mis võib koosneda andmetüübile lisatud väljadest ja arvutiklaviatuurilt leitavatest kirjavahe- ning kirjamärkidest.
Reegli koostamiseks toimige järgnevalt:
klõpsake valikmenüüd „Valige väli lisamiseks“ → valige soovitud väli;
klõpsake „Lisa tavareeglistikku“ nuppu;
kirjavahemärgi ning tühiku lisamiseks valige soovitud kirjamärgid arvutiklaviatuurilt;
klõpsake valikmenüüd „Valige väli lisamiseks“ → valige järgmine väli;
soovi korral määrake „Pikkus…“ väljalt kuvatava teksti pikkuse piirang, selleks sisestage väljale maks tähemärkide arv;
klõpsake „Lisa tavareeglistikku“ nuppu; jne kuni soovitud reegel on valmis;
välja järel „Avalik reeglistik“ klõpsake nuppu [Võrdsusta tavareeglistikuga]
vajutage „Salvesta“ nuppu.
Tüübi ID, üksuse nimi ja tüübi nimi
Dünaamilise nime reeglisse on võimalik lisada tüübi ID-d, üksuse nime ning tüübi nime.
Dünaamilise nime reegli ümberseadistamine sh vanadel kannetel
Ühel hetkel võib selguda, et ülaribaotsing ei anna mingi andmetüübi puhul soovitud tulemusi ning dünaamilise nime reeglit oleks tarvilik täiendada. Selleks:
-
kui dünaamilise nime reegel on uuendatud, tuleb vajutada nuppu „Regenereeri kõik dünaamilised nimed (võib olla aeglane tegevus)“.
Plokk "Trükkimise alused"
Antud (alam)tüübile lisatud trükimallide loetelu tabeli kujul.
Uue aluse lisamine
Plokk "Seosed"
Uue seose lisamiseks klõpsa „Muuda“. Avaneb seoste muutmise aken, mis võimaldab seostada ühte andmetüüpi teiste andmetüüpidega.
Plokk "Vasaku poole tüüp"
Selle ploki abil saate seadistada, millisele andmetüübile hakkate lisama seoseid teiste andmetüüpidega.
Plokk "Parema poole tüübid"
Kui andmetüübile on seoseid lisatud, kajastuvad need parema poole tüüpide nimekirjas.
Lühendid seostatud andmetüüpide nimekirjas ning nende tähendused:
Plokk "Uue seose lisamine"
Uue seose seadistamiseks on kohustuslik teha järgnevad valikud:
Parema poole tüüp - juurde seostatavate võimalike andmetüüpide valik;
Rolli tüüp - seadistus, kuidas andmetüübi kandeid hakatakse juurde seostama;
Tavaline seos - eriomadused puuduvad;
Vastusseos - osaleb seotud objekti numereerimisel nt kirjavahetuse vastuse puhul vastuskirjade automaatne numereerimine (vastuskiri saab algatuskirja numbri, millele lisatakse järjekorranumber -1 jne). Tüübid võivad sellisel puhul olla näiteks “Saabunud dokument” ja “Väljasaadetav dokument”. Vastusseose puhul tuuakse eraldi valikuna välja dokumendi vaatamise vormil vastusdokumendi lisamine.
Seotud dokument - tavaline seos, mille puhul tuuakse eraldi valikuna välja dokumendi vaatamise vormil seotud dokumendi kiirlisamine. Dokument saab registreerimisel uue iseseisva registreerimisnumbri.
Allkirjastatud dokument - ei kasutata
Omaniku seos - ajalooline omadus, mis on säilitatud ühildavuse huvides. Soovitavalt mitte kasutada.
Rolli nimi - Nimi, mida kuvatakse registrikaardil seoste plokkide pealkirjades.
Kasuta tüübi nime - Vaikimisi on seadistatud, et rolli nimeks võetakse tüübi nimi.
Järgnevate seadistusvõimaluste valik sõltub soovidest ning vajadustest:
Filtreeri rolli järgi
Kui väli on linnutatud, siis kande seoste plokis kuvatakse ainult vastava rolliga seotud seosdokumendid. Kui väli pole linnutatud, siis kuvatakse antud andmetüüpi kõik dokumendid ühes plokis.
On peidetud
Seoste plokki ei näidata.
Luba lisada
Seoste plokki tekib nupp „Lisa uus“, mis võimaldab seose kaudu lisada uusi kandeid.
Luba muuta
Tekitab seoste plokki tegevuste tulpa „Muuda“ nuppu, mille abil saab minna otse seostatud dokumenti muutma.
Luba lahti siduda
Tekitab seoste plokki nupu „Seo lahti valitud“, mille abil saab varasemaid seostatud kandeid lahti siduda.
Luba kustutada
Tekitab seoste plokki tegevuste tulpa nupu „Kustuta“, mille abil saab varasemaid seostatud kandeid otse kustutada.
Seoste lisamine lubatud
Tekitab seoste plokki nupu „Lisa seoseid“.
Näita detailse vaatega
Seoste plokkide sorteerimine tähestikulisse järjekorda
(WD 5.3.2 - 20.06.2017)
WW kasutajatugi saab käivitada skripti, mis võimaldab ühekordselt sorteerida kõik seoste plokid tähestikulisse järjekorda konkreetses keeles (tasuline teenus).
Seotud asukohad
Kuvatakse asukohad (kataloogid, sarjad), millega tüüp seotud on:
Plokk "Teavitused"
Milleks?
Teavituste plokk võimaldab koostada automaatteavitusi, mis saadetakse kasutajale õigel päeval vastavalt etteseadistatud tingimustele. Praktikas kasutatakse teavitusi näiteks lepingute puhul, kui soovitakse saada automaatset teavitust lepingu kehtivuse lõppemise kohta.
Kuidas seadistada?
Juhul kui WD asub meie serveris, siis on teavitused automaatselt sisse lülitatud ning teavitused lähevad välja üks kord ööpäevas kell 06.45. Kui WD asub aga enda serveris, siis peaks laskma kontrollida, kas teavitused on konfiguratsioonifailist sisse lülitatud ning mis kellaajal need edastatakse.
Reeglina on seadistatud, et teavitusi saadetaks välja kord ööpäevas ning tavaliselt toimub see varahommikul (nt kell 05.00). Teavituste kellaaega ning väljasaatmissagedust saab muuta. Kellaaega muutes (nt tunduvalt hilisemaks) tasuks arvestada, millal oleks kasutajatel kõige mugavam saada ülevaade dokumentide tähtaegade vms teavitustest.
Ühe dokumendi kohta saadetakse üks teavitus. Juhul kui teavituse reeglit muudetakse või salvestatakse varasem reegel üle, millelt teavitus on juba välja läinud, siis hõlmatakse dokument uuesti sama reeglistikku. (WD 5.6.9) Kui kandel muuta reeglis olevat välja, hõlmatakse kanne uuesti reeglistikku.
Uue teavituse koostamiseks vajutage nuppu „Lisa uus“. Avaneb teavitamise koostamise aken.
Teavitamine
Plokk "E-post"
Plokk ilmub, kui teavitusviisiks on valitud e-post.
Plokk "Suunamine"
(WD 5.1.1)
Plokk ilmub, kui teavitusviisiks on valitud suunamine.
-
Kes - kellele suunamine tehakse, võimalik on valida üks või mitu kasutajat;
Sisu - lisainfo suunamisülesande kohta;
Noppimiseks - ülesanne suunatakse täitmiseks korraga mitmele inimesele ning ülesande täidab ainult üks inimene s.o esimene, kes oma ülesande üles nopib.
Plokk "Tingimused"
Tingimus - saate seadistada, kas teavitus saadetakse välja, kui kõik tingimused on täidetud (täpitage „Ja“ või kui üks tingimustest on täidetud (täpitage „Või“)
Järgnevad tingimuse plokis olevate väljade valikud sõltuvad andmtüübi väljade koosseisust. Toetatud on väljad: Üksus, Asukoht, ühe väärtuse valik, (WD 5.4.2 - 11.09.2018) mitme väärtuse valik, kuupäev, kuupäev ja kellaaeg.
Näiteks võib olla tarvidus, et süsteem saadaks automaatse e-posti teavituse juhul kanne vajab vastamist, kuid sellele pole veel vastatud:
Selleks tuleb tingimuse real täpitada „Ja“.
Lahtris „Vastamise tähtaeg“ tuleb valida, mitu päeva enne tähtaega saadetakse e-posti teavitus.
Väljal „Nõuab vastust/ei nõua vastust“ tuleb esimeses lahtris jätta staatuseks „Puudub“, teises lahtris tuleb valida „Nõuab vastust“.
Väljal „Loomise aeg alates“ võite seadistada, mis kuupäevast alates loodud dokumendid kaasatakse teavituse reeglistikku. Kui Te kuupäeva ei määra, kaasatakse reeglistikku kõik andmetüübi dokumendid.
Tingimused tuleb salvestada.
Teavituste edastamine mitmekeelses süsteemis
(WD 5.2.3 - 01.03.2017)
Kui WebDesktopis on aktiveeritud mitu keelt, siis on võimalik tüübiteavitusi tõlkida, täites vastavate keelte väljad. Tüübiteavitus saadetakse kasutajale tema valitud keeles (lipukese ikooni abil tehtav keelevalik ülaribalt).
Plokk "Uue abiinfo lisamine / muutmine"
Täiendava abivihje sisestamise võimalus.
Kasutajale kuvatakse abiinfo vastavalt seadistusele (kas lisamise, muutmise, vaatamise, otsingu vormil) registrikaardi alguses (alam)tüübi nimetuse järel (hoides hiire noolt küsimärgi peal,kuvatakse abiinfo. Kui on sisestatud ka URL, käitub tekst lingina).
Vt lisaks: