Siin näed erinevusi valitud versiooni ja hetkel kehtiva lehekülje vahel.
Both sides previous revision Previous revision Next revision | Previous revision | ||
wd:administaatorile:arhiveerimine_havitamine [2017/08/08 15:36] admin [Arhviveerimise ja hävitamise mõistetest] |
wd:administaatorile:arhiveerimine_havitamine [2019/08/08 02:06] (Hetkel kehtiv) |
||
---|---|---|---|
Rida 1: | Rida 1: | ||
~~ODT~~ | ~~ODT~~ | ||
- | ====== Arhiiverimis- ja hävitamismoodul ====== | + | ====== Arhiveerimis- ja hävitamismoodul ====== |
^Alates WD versioonist|28.05.2014| | ^Alates WD versioonist|28.05.2014| | ||
Rida 49: | Rida 49: | ||
* 1) Alaline - dokumendid säilitatakse alaliselt. | * 1) Alaline - dokumendid säilitatakse alaliselt. | ||
* 2) Aeg - dokumendid säilitatakse määratud aja jooksul alates säilitamise arvestuse algusest. Valikus on aastad ja kuud. Enne dokumente hävitada ei lubata kuni säilitamise aeg pole möödunud. | * 2) Aeg - dokumendid säilitatakse määratud aja jooksul alates säilitamise arvestuse algusest. Valikus on aastad ja kuud. Enne dokumente hävitada ei lubata kuni säilitamise aeg pole möödunud. | ||
- | * **On baaskava** - kui dokumendil on olemas seosed, siis kehtib määratud säilitamise ajakava ka seostes olevatele dokumentidele. Baasajakava on vajalik automaatseks hävitamisele määratud objektide leidmiseks. | + | * **On baaskava** - kui dokumendil (nt hanke registrikandel) on olemas seosed, siis kehtib määratud säilitamise ajakava (baaskava) ka seostes olevatele dokumentidele. Baaskavaga dokumendiga seotud I taseme dokumente pole võimalik hävitada. |
* **Kirjeldus** - säilitamise ajakava seadusandlik alus "Vastavalt Raamatupidamise seadusele säilitamise tähtaeg 7 aastat dokumendi loomisest/saamisest" | * **Kirjeldus** - säilitamise ajakava seadusandlik alus "Vastavalt Raamatupidamise seadusele säilitamise tähtaeg 7 aastat dokumendi loomisest/saamisest" | ||
* **On aktiivne** - määrab, kas säilitamise ajakava on sarja juurde valitav. | * **On aktiivne** - määrab, kas säilitamise ajakava on sarja juurde valitav. | ||
Rida 69: | Rida 69: | ||
* **Säilitamise alguse kp** - siduge kuupäeva väljaga, mis pannakse arhiveeritud dokumendi säilitamise alguskuupäevaks. See seadistus on seotud säilitamise ajakavas määratud säilitamise aja algusega ([[#Säilitamise / eraldamise ajakavade määramine sarjadele|vt punkt 3]]); | * **Säilitamise alguse kp** - siduge kuupäeva väljaga, mis pannakse arhiveeritud dokumendi säilitamise alguskuupäevaks. See seadistus on seotud säilitamise ajakavas määratud säilitamise aja algusega ([[#Säilitamise / eraldamise ajakavade määramine sarjadele|vt punkt 3]]); | ||
* **Kuva säilitamise ajakava** - tuleb linnutada, kui andmetüübile registreeritakse dokumente, millel on olemas alternatiivsed ajakavad; | * **Kuva säilitamise ajakava** - tuleb linnutada, kui andmetüübile registreeritakse dokumente, millel on olemas alternatiivsed ajakavad; | ||
- | * **Loenduri indeksi väli** - tuleb kindlasti siduda [[wd:administraatorile:andmetüübihaldus:loenduri_indeks|loenduri indeks tüüpi väljaga]], kui on soov arhiveerida. <color red>Neid dokumente, millel puudub loenduri indeksi väli, pole võimalik arhiveerida.</color> | + | * **Loenduri indeksi väli** - arhiveeritud dokumendi kirjeldamiseks; |
- | * **Pealkirja väli** - arhiveeritud dokumendi kirjeldamiseks; | + | * **Pealkirja väli** - arhiveeritud dokumendi kirjeldamiseks. |
===== Kuidas arhiveerida? ===== | ===== Kuidas arhiveerida? ===== | ||
Rida 106: | Rida 106: | ||
===== Kuidas hävitada? ===== | ===== Kuidas hävitada? ===== | ||
- | Hävitamistegevust saate alustada nimekirjavaatest "Arhiveerimine" nupp nimekirjavaates. Hävitamisakt. | + | <note important>Eelduseks on, et kanded on eraldatud hävitamiseks (kas manuaalselt või automaatselt). Enne hävitamistoimingut peab olema vähemalt korra koostatud hävitamisakt ja see ka eksporditud.</note> |
- | Olek -> Koostamisel / Hävitatud | + | ==== Andmetüübi kaudu hävitamiseks eraldamine ==== |
- | Muutmise aeg - | + | |
- | Statistika - | + | |
- | Eksp. - Jah. Peab olema "Jah", et WD lubaks hävitada. Kui on "Jah", siis on seotud juba mingi hävitamisaktiga. | + | Hävitamistegevust saate alustada nimekirjavaatest nupp "Hävitamine..", mille alt avanevad alamtegevused: |
- | KH - Kuulub hävitamisele. | + | |
- | Kommentaar - nt RA otsusega nr ... ei kuulu hävitamisele. | + | * Märgi valitud hävitamisele |
- | Eksporditud fail - dest_act_...xls | + | * Märgi valitud mittehävitamisele |
- | Salvesta & ekspordi - tehakse hävitamisakti kavandifail, mida on võimalik ko | + | * Määra säilitamise ajakava valitutele |
- | Hävitamisaktid - | + | * Märgi otsitud objektid hävitamisele |
- | Hävita - dokument hävitatakse ning seda taastada pole enam võimalik. | + | * Märgi otsitud objektid mittehävitamisele |
+ | * Otsi kõik hävitamisele märgitud objektid | ||
+ | * Otsi ja märgista ajakavajärgselt hävitamisele kuuluvad objektid | ||
+ | * Hävitamisaktid | ||
+ | * Lisa uus hävitamisakt | ||
+ | |||
+ | ==== Liigitusüksuste kaudu hävitamiseks eraldamine ==== | ||
+ | |||
+ | Puu vaates on nupp "Hävitamine", mille alt avanevad alamtegevused: | ||
+ | |||
+ | * Märgi valitud hävitamisele | ||
+ | * Märgi valitud mittehävitamisele | ||
+ | * Määra säilitamise ajakava valitutele | ||
+ | * Märgi otsitud objektid hävitamisele | ||
+ | * Märgi otsitud objektid mittehävitamisele | ||
+ | * Otsi kõik hävitamisele märgitud objektid | ||
+ | * Otsi ja märgista ajakavajärgselt hävitamisele kuuluvad objektid | ||
+ | * Hävitamisaktid | ||
+ | * Lisa uus hävitamisakt | ||
+ | |||
+ | === Kuidas toimida, kui ühtegi hävitusakti pole veel koostatud? === | ||
+ | |||
+ | - Klõpsa nuppu "Hävitamine.." -> vali "Lisa uus hävitamisakt" | ||
+ | - Nimi - Hävitusakti nimi | ||
+ | - Kirjeldus - Täpsustav info hävitusaktis sisalduvate dokumentide kohta | ||
+ | - Lisa kõik hävitamiseks märgitud objektid - Saate kõik hävitamiseks märgitud objektid hävitamisakti lisada | ||
+ | - Salvestage akt. | ||
+ | - Tehke otsing või valige nimekirjavaatest kanded (tehke linnukesed ette), mida soovite hävitamiseks eraldada. | ||
+ | - Klõpsake uuesti nuppu "Hävitamine.." ning valige soovitud akt "Lisa valitud akti: 'Näidisakt' " {{ :wd:hävitusakt.png |}} | ||
+ | - Hävitamisakt peab olema esmalt eksporditud, et ilmuks punane nupp "Hävita". Kui oled hävitusakti üle kontrollinud ning hävitusakti on kaasatud õiged dokumendid, siis klõpsa nuppu "Salvesta & ekspordi". WD loob automaatselt hävitusakti tooriku, mida on võimalik tabeltöötlusprogrammis redigeerida. | ||
+ | - Pärast hävitusakti eksporti ilmub nupp "Hävita". Kui oled veendunud, et hävitamisele on valitud õiged dokumendid, vajuta nuppu "Hävita". NB! Tegevust pole võimalik tagasi võtta ning andmed hävitatakse lõplikult. | ||
{{tag>arhiveerimine hävitamine}} | {{tag>arhiveerimine hävitamine}} |