Siin näed erinevusi valitud versiooni ja hetkel kehtiva lehekülje vahel.
Both sides previous revision Previous revision Next revision | Previous revision | ||
wd:administaatorile:arhiveerimine_havitamine [2016/06/29 10:11] admin [Kuidas seadistada arhiveerimismoodulit?] |
wd:administaatorile:arhiveerimine_havitamine [2019/08/08 02:06] (Hetkel kehtiv) |
||
---|---|---|---|
Rida 1: | Rida 1: | ||
~~ODT~~ | ~~ODT~~ | ||
- | ====== Arhiiverimis- ja hävitamismoodul ====== | + | ====== Arhiveerimis- ja hävitamismoodul ====== |
^Alates WD versioonist|28.05.2014| | ^Alates WD versioonist|28.05.2014| | ||
Rida 19: | Rida 19: | ||
==== Arhviveerimise ja hävitamise mõistetest ==== | ==== Arhviveerimise ja hävitamise mõistetest ==== | ||
- | **Arhiveerimine** - kannete liigutamine aktiivsest asjaajamisest passiivsesse faasi. Arhiveeritud kanded on WD-s „Otsi“ menüü kaudu leitavad ja hallatavad ning neile kehtivad tavapärased õigused. Arhiveeritud kannete vaatamisel talletatakse kandele spetsiaalsesse plokki logi. | + | **Arhiveerimine** - kannete liigutamine aktiivsest asjaajamisest passiivsesse faasi. Arhiveeritud kanded on WD-s „Otsi“ menüü kaudu leitavad ja hallatavad ning neile kehtivad tavapärased õigused. Arhiveeritud kannete vaatamisel talletatakse kandele spetsiaalsesse plokki logi. Kui kanded on eelnevalt avalikustatud ning ka arhiveeritud, siis on need avalikus liideses olemas seni, kuni pole saabunud aeg neid hävitada. |
**Hävitamine** - toimingud, mille käigus dokumendid kustutatakse elektroonilises süsteemis nii, et neid ei ole edaspidi võimalik taastada. | **Hävitamine** - toimingud, mille käigus dokumendid kustutatakse elektroonilises süsteemis nii, et neid ei ole edaspidi võimalik taastada. | ||
Rida 43: | Rida 43: | ||
- Avage dokumetide loetelu ning klõpsake tegevuste veerust vaatamise ikooni. {{ :wd:administraatorile:sarja_vaatamise_vorm.png |}} | - Avage dokumetide loetelu ning klõpsake tegevuste veerust vaatamise ikooni. {{ :wd:administraatorile:sarja_vaatamise_vorm.png |}} | ||
- Avaneb sarja vaatamise vorm, kus minge ajakavade haldamise moodulisse. Klõpsake "Halda ajakavasid". {{ :wd:administraatorile:halda_ajakavasid.png |}} | - Avaneb sarja vaatamise vorm, kus minge ajakavade haldamise moodulisse. Klõpsake "Halda ajakavasid". {{ :wd:administraatorile:halda_ajakavasid.png |}} | ||
- | - Töölaua administraator saab lisada säilitamise ajakavasid tervele töölauale kasutamiseks või eraldi üksustele. Uue ajakava lisamiseks vajutage nuppu "Lisa uus säilitamise ajakava". Avaneb aken "Uue säilitamise ajakava lisamine". | + | - Töölaua administraator saab lisada säilitamise ajakavasid tervele töölauale kasutamiseks või eraldi üksustele. Uue ajakava lisamiseks vajutage nuppu "Lisa uus säilitamise ajakava". Avaneb aken "Uue säilitamise ajakava lisamine". {{ :wd:uue_s2ilitamise_ajakava_lisamine.png |}} |
* **Üksus** - seda välja kuvatakse ainult töölaua administraatoritele. Võimaldab teha valikut, kas ajakava lisatakse töölauale või üksusele. | * **Üksus** - seda välja kuvatakse ainult töölaua administraatoritele. Võimaldab teha valikut, kas ajakava lisatakse töölauale või üksusele. | ||
* **Nimi** - säilitamise ajakava nimi nt "Raamatupidamise alusdokumendid". | * **Nimi** - säilitamise ajakava nimi nt "Raamatupidamise alusdokumendid". | ||
Rida 49: | Rida 49: | ||
* 1) Alaline - dokumendid säilitatakse alaliselt. | * 1) Alaline - dokumendid säilitatakse alaliselt. | ||
* 2) Aeg - dokumendid säilitatakse määratud aja jooksul alates säilitamise arvestuse algusest. Valikus on aastad ja kuud. Enne dokumente hävitada ei lubata kuni säilitamise aeg pole möödunud. | * 2) Aeg - dokumendid säilitatakse määratud aja jooksul alates säilitamise arvestuse algusest. Valikus on aastad ja kuud. Enne dokumente hävitada ei lubata kuni säilitamise aeg pole möödunud. | ||
- | * **On baaskava** - kui dokumendil on olemas seosed, siis kehtib määratud säilitamise ajakava ka seostes olevatele dokumentidele. Baasajakava on vajalik automaatseks hävitamisele määratud objektide leidmiseks. | + | * **On baaskava** - kui dokumendil (nt hanke registrikandel) on olemas seosed, siis kehtib määratud säilitamise ajakava (baaskava) ka seostes olevatele dokumentidele. Baaskavaga dokumendiga seotud I taseme dokumente pole võimalik hävitada. |
* **Kirjeldus** - säilitamise ajakava seadusandlik alus "Vastavalt Raamatupidamise seadusele säilitamise tähtaeg 7 aastat dokumendi loomisest/saamisest" | * **Kirjeldus** - säilitamise ajakava seadusandlik alus "Vastavalt Raamatupidamise seadusele säilitamise tähtaeg 7 aastat dokumendi loomisest/saamisest" | ||
* **On aktiivne** - määrab, kas säilitamise ajakava on sarja juurde valitav. | * **On aktiivne** - määrab, kas säilitamise ajakava on sarja juurde valitav. | ||
Rida 69: | Rida 69: | ||
* **Säilitamise alguse kp** - siduge kuupäeva väljaga, mis pannakse arhiveeritud dokumendi säilitamise alguskuupäevaks. See seadistus on seotud säilitamise ajakavas määratud säilitamise aja algusega ([[#Säilitamise / eraldamise ajakavade määramine sarjadele|vt punkt 3]]); | * **Säilitamise alguse kp** - siduge kuupäeva väljaga, mis pannakse arhiveeritud dokumendi säilitamise alguskuupäevaks. See seadistus on seotud säilitamise ajakavas määratud säilitamise aja algusega ([[#Säilitamise / eraldamise ajakavade määramine sarjadele|vt punkt 3]]); | ||
* **Kuva säilitamise ajakava** - tuleb linnutada, kui andmetüübile registreeritakse dokumente, millel on olemas alternatiivsed ajakavad; | * **Kuva säilitamise ajakava** - tuleb linnutada, kui andmetüübile registreeritakse dokumente, millel on olemas alternatiivsed ajakavad; | ||
- | * **Loenduri indeksi väli** - tuleb kindlasti siduda [[wd:administraatorile:andmetüübihaldus:loenduri_indeks|loenduri indeks tüüpi väljaga]], kui on soov arhiveerida. <color red>Neid dokumente, millel puudub loenduri indeksi väli, pole võimalik arhiveerida.</color> | + | * **Loenduri indeksi väli** - arhiveeritud dokumendi kirjeldamiseks; |
- | * **Pealkirja väli** - arhiveeritud dokumendi kirjeldamiseks; | + | * **Pealkirja väli** - arhiveeritud dokumendi kirjeldamiseks. |
===== Kuidas arhiveerida? ===== | ===== Kuidas arhiveerida? ===== | ||
Rida 106: | Rida 106: | ||
===== Kuidas hävitada? ===== | ===== Kuidas hävitada? ===== | ||
- | Hävitamistegevust saate alustada nimekirjavaatest "Arhiveerimine" nupp nimekirjavaates. Hävitamisakt. | + | <note important>Eelduseks on, et kanded on eraldatud hävitamiseks (kas manuaalselt või automaatselt). Enne hävitamistoimingut peab olema vähemalt korra koostatud hävitamisakt ja see ka eksporditud.</note> |
- | Olek -> Koostamisel / Hävitatud | + | ==== Andmetüübi kaudu hävitamiseks eraldamine ==== |
- | Muutmise aeg - | + | |
- | Statistika - | + | |
- | Eksp. - Jah. Peab olema "Jah", et WD lubaks hävitada. Kui on "Jah", siis on seotud juba mingi hävitamisaktiga. | + | Hävitamistegevust saate alustada nimekirjavaatest nupp "Hävitamine..", mille alt avanevad alamtegevused: |
- | KH - Kuulub hävitamisele. | + | |
- | Kommentaar - nt RA otsusega nr ... ei kuulu hävitamisele. | + | * Märgi valitud hävitamisele |
- | Eksporditud fail - dest_act_...xls | + | * Märgi valitud mittehävitamisele |
- | Salvesta & ekspordi - tehakse hävitamisakti kavandifail, mida on võimalik ko | + | * Määra säilitamise ajakava valitutele |
- | Hävitamisaktid - | + | * Märgi otsitud objektid hävitamisele |
- | Hävita - dokument hävitatakse ning seda taastada pole enam võimalik. | + | * Märgi otsitud objektid mittehävitamisele |
+ | * Otsi kõik hävitamisele märgitud objektid | ||
+ | * Otsi ja märgista ajakavajärgselt hävitamisele kuuluvad objektid | ||
+ | * Hävitamisaktid | ||
+ | * Lisa uus hävitamisakt | ||
+ | |||
+ | ==== Liigitusüksuste kaudu hävitamiseks eraldamine ==== | ||
+ | |||
+ | Puu vaates on nupp "Hävitamine", mille alt avanevad alamtegevused: | ||
+ | |||
+ | * Märgi valitud hävitamisele | ||
+ | * Märgi valitud mittehävitamisele | ||
+ | * Määra säilitamise ajakava valitutele | ||
+ | * Märgi otsitud objektid hävitamisele | ||
+ | * Märgi otsitud objektid mittehävitamisele | ||
+ | * Otsi kõik hävitamisele märgitud objektid | ||
+ | * Otsi ja märgista ajakavajärgselt hävitamisele kuuluvad objektid | ||
+ | * Hävitamisaktid | ||
+ | * Lisa uus hävitamisakt | ||
+ | |||
+ | === Kuidas toimida, kui ühtegi hävitusakti pole veel koostatud? === | ||
+ | |||
+ | - Klõpsa nuppu "Hävitamine.." -> vali "Lisa uus hävitamisakt" | ||
+ | - Nimi - Hävitusakti nimi | ||
+ | - Kirjeldus - Täpsustav info hävitusaktis sisalduvate dokumentide kohta | ||
+ | - Lisa kõik hävitamiseks märgitud objektid - Saate kõik hävitamiseks märgitud objektid hävitamisakti lisada | ||
+ | - Salvestage akt. | ||
+ | - Tehke otsing või valige nimekirjavaatest kanded (tehke linnukesed ette), mida soovite hävitamiseks eraldada. | ||
+ | - Klõpsake uuesti nuppu "Hävitamine.." ning valige soovitud akt "Lisa valitud akti: 'Näidisakt' " {{ :wd:hävitusakt.png |}} | ||
+ | - Hävitamisakt peab olema esmalt eksporditud, et ilmuks punane nupp "Hävita". Kui oled hävitusakti üle kontrollinud ning hävitusakti on kaasatud õiged dokumendid, siis klõpsa nuppu "Salvesta & ekspordi". WD loob automaatselt hävitusakti tooriku, mida on võimalik tabeltöötlusprogrammis redigeerida. | ||
+ | - Pärast hävitusakti eksporti ilmub nupp "Hävita". Kui oled veendunud, et hävitamisele on valitud õiged dokumendid, vajuta nuppu "Hävita". NB! Tegevust pole võimalik tagasi võtta ning andmed hävitatakse lõplikult. | ||
{{tag>arhiveerimine hävitamine}} | {{tag>arhiveerimine hävitamine}} |