Dokumendi otsimine

Otsinguakna abil saate sooritada otsingut üle terve süsteemi juurdepääsuõiguste piires.

1. Sisestage otsisõna otsinguaknasse ning vajutage otsinguaknast paremal asetsevat luupi.
   • Juhul kui soovite kellelegi teisele edastada otseviidet mõne dokumendi kohta, siis selleks on hea kasutada dokumendi id-d, mille leiate dokumendi vaatamise ning muutmise vormilt. Nt kui dokumendi id on 67442, siis otsinguaknasse tuleks sisestada #67442. Vt dokumendi id kohta ka siit.
2. Nimekirjavaates kuvatakse otsingutulemused, millele Teil on juurdepääsuõigused.

„Otsi“ menüü abil saate otsida dokumenti metaandmeväljade järgi. Selleks peate aga kindlasti teadma, kas tegemist oli nt saabunud dokumendiga või hoopis nt üldkäskkirjaga. Juhul kui dokumendi liik on teadmata, on soovitav kasutada otsinguakent või objekti otsingut. Detailselt otsinguvormilt saate otsida infot seoses suunamistega, lukustamistega, avalikustamispiirangutega ning seostes olevate dokumentide kohta.

1. Valige „Otsi“ menüü → klõpsake vastava dokumendi andmetüübil.
2. Teile avaneb lihtotsingu vorm. Andmeväljade koosseis sõltub administraatori seadistustest. Võimalusel saab üleliigseid välju eemaldada ning vajadusel saab neid ka juurde lisada juhul kui vastav andmeväli on olemas dokumendi registreerimisvormil. Vt ka detailset otsingut.
3. Täitke ära soovitud otsinguväljad. Otsinguväljade ees olevad filtrid annavad lisavõimaluse öelda süsteemile, kas otsitulemus peab sisaldama sõna „asutus“ või peab algama sõnaga „asutus“.
4. Kui soovite loendada otsingutulemusi, linnutage „Loenda tulemus“.
5. Kui otsiväljad on täidetud, vajutage „Otsi“.
6. Otsingutulemused kuvatakse nimekirjavaates. Tabeli päisest üleval kuvatakse loendamise tulemus (Leiti: x) ning näidatakse otsifiltreid.

Dokumendi faili otsimisvõimalused on järgmised:

• Sõna sisus - sisestatud sõnale otsitakse vastet faili sisust;
• Nimi - kandeid otsitakse faili pealkirja nime järgi;
• on tühi - otsitakse kandeid, mille failiväli on tühi;
• ei ole tühi - otsitakse kandeid, mille failiväli ei ole tühi;
• Digidoc-i allkirjastaja - otsitakse DDOC-i allkirjastaja järgi;
• Digidoc-i roll - otsitakse DDOC-i allkirjastusrolli (resolutsiooni) järgi;
• Digidoc-i allkirjastamise kuupäev - otsitakse DDOC-i allkirjastamise kuupäeva põhjal;
• Sisaldab allkirja - otsitakse digiallkirjastatud failidega kandeid, millele on lisatud soovitud arv allkirju;
• Ei sisalda allkirja - otsitakse kandeid, mille failidele pole lisatud ühtegi allkirja.

Detailsest otsinguaknast leiate otsimisvõimalusi erinevate WD-i funktsionaalsuste piires nt suunamine, lukustamine, avalikustamine jne.

1. Valige „Otsi“ menüü → klõpsake vastava dokumendi andmetüübil.
2. Teile avaneb vaikimisi lihtotsingu vorm. Detailse otsinguvormi avamiseks klõpsake otsiakna üla- või alaosas asuvat „Detailne otsing“ nuppu.

(WD 5.0.1)

• Detailselt otsinguvormilt suunamise plokist on võimalik lisaks „Kellele“ väljale otsida ka „Kellelt“ välja abil.

Vt siit, kuidas detailsesse otsinguaknasse jõuda.

Juhul kui pole teada, missuguse dokumendi andmetüübi alt on dokument registreeritud või kui soovitakse loendada nt erinevate registreeritud dokumentide kogust teatud ajavahemikul, tuleks kasutada objekti otsingut. Objekti otsingu lehel asub ka märksõnade otsimislahter. Juhul kui asutus on dokumentide märksõnastamise kasutusele võtnud, saate otsida dokumente ka märksõnade abil.

1. Valige „Otsi“ → „Objekt“.
2. Avaneb objeki otsingu leht.
3. Täitke ära soovitud andmeväljad ning vajutage „Otsi“ nuppu.

Tagasi tavakasutaja juhendi avalehele