Ostuarve seadistamine

1. Peatüübi “Kuludokument” laienduse nimetus peab olema „Ostuarve“
2. Alamtüübi “Ostuarve” laienduse nimetus peab olema “ostuarve”
3. Kõik alamtüübi väljad peavad olema peatüübilt tuletatud
4. Alamtüübil ei pea olema kasutatud kõiki allolevaid välju
5. Andmeväljade järjekord ei ole oluline

Andmeväljad on järgmised:

summa- selle laiendusega välja peal olevat summat jagatakse arve ridades. Näiteks, kui on soov arve ridades jagada netosummat, siis netosumma välja laienduseks tuleb panna “summa”.

staatus- valikus peavad olema väärtused:

• SISESTATUD
• KONTROLLIMISEL
• KINNITAMISEL
• KINNITATUD
• SAADETUD
• TAGASTATUD
• TÜHISTATUD

hankija - seotud Kontakti andmetüübiga.

Arve read määratakse konfiguratsiooni failis (tasuline teenus).

Arve ridadesse saab seadistada:

• numbrivälja
• tekstivälja
• valikvälja (valikväli seotakse klassifikaatoriga, vajalikud klassifikaatorid tuleb eelnevalt lisada)- saab seadistada nii ajaxi kui tavalise rippmenüüna
• ühe objekti valik
• Kontrollija- saab seadistada nii ajaxi kui tavalise rippmenüüna
• Kinnitaja- saab seadistada nii ajaxi kui tavalise rippmenüüna

Arve ridades saab lisaks määrata:

• kas veerg on kohustuslik;
• kui veerg sisaldab palju teksti siis, kas veeru peale klikates läheb veerg suureks või ei. Seda ei saa seadistada veerupõhiselt, vaid kui see muutuja sisselülitatakse, siis käitub kõikide veergudega samamoodi.

Arve ridade jagajad - seadistada saab ühe jagaja lahendust ning mitme jagaja lahendust.

• Ühe jagaja lahendus- saab valida ainult ühe inimese, kes saab arve ridu lisada. Võimalik on seadistada, et vaikimisi pannakse jagajaks sisestaja.
• Mitme jagaja lahendus- arvel saab määrata mitu jagajat. Need, kes on jagajaks määratud saavad arve ridu lisada. Võimalik on seadistada nii, et vaikimisi pannakse jagajaks sisestaja.

Ostuarvete lahenduse juures tuleb seadistada grupid kindlate laiendusenimedega:

• Ostuarvete jagajad (laiendus: invoice_distributors) - kes kuuluvad ostuarvete jagajate gruppi, nende nime kuvatakse jagajate valikus;
• Ostuarvete jagajad (mitme jagaja lahendus) (laiendus: invoice_super_dividers) - selles grupis olevad kasutajad saavad valida jagajate loetelust, kes antud arve ridu jagada saavad. Selle grupi kasutajad saavad arve ridade arve jagaja rippmenüüd avada. Jagajatele kuvatakse avalehel plokke „Jagamiseks määratud ostuarved“ ja „Jagajale tagastatud ostuarved“.
• Ostuarvete kontrollijad (laiendus: invoice_controllers) - Siia gruppi kuuluvaid kasutajaid kuvatakse ostuarvete kontrollija valikus. Kontrollijale tekivad avalehele plokid “Kontrollimiseks määratud ostuarved” ja “Kontrollijale tagastatud ostuarved”. Plokke kuvatakse avalehel ka siis, kui plokis ei ole hetkel ühtegi arvet.
• Ostuarvete kinnitajad (laiendus: invoice_confirmers) - Siia gruppi kuuluvaid kasutajaid kuvatakse ostuarvete kinnitaja valikus. Kinnitajale tekivad avalehele plokid “Kinnitamiseks määratud ostuarved” ja “Kinnitajale tagastatud ostuarved”. Plokke kuvatakse avalehel ka siis, kui plokis ei ole hetkel ühtegi arvet.
• Raamatupidajad (laiendus: Raamatupidajad) - Raamatupidajate grupis olevatele kasutajatele kuvatakse avalehel plokki ”Maksmisele määratud ostuarved” ka juhul, kui plokis ei ole ühtegi arvet.

Mallide kasutamiseks peavad tüübil olema kaks välja:

Konfist saab määrata (tasuline teenus):

• Mall on hankija põhine- tähendab seda, et muudavormil kuvatakse ainult selle hankija malle, kes on hankija väljale kirjutatud. Vaikimisi on konfis hankija põhine mall.
• Üle süsteemi kasutatakse kõiki malle- üks kõik, mis hankija on väljale lisatud, mallide valikus kuvatakse kõikide hankijate malle.

Vaata mallide kasutamist siit.

Teavitused on konfiguratsiooni failist seadistatavad/muudetavad (tasuline teenus).

Jagajale saadetakse teavitus juhul kui:

• Kasutaja määratakse (lisatakse või muudetakse) jagajaks ning üldstaatus on sisestamisel. Email saadetakse kohe jagajale (konfiguratsiooni failist sisse- ja väljalülitatav).
• Kui arve üldstaatus on “Tagastatud”. Email saadetakse kohe jagajale (konfiguratsiooni failist sisse- ja väljalülitatav).

Kontrollijale saadetakse teavitus juhul kui:

• Kasutaja määratakse kontrollijaks ja üldstaatus on kontrollimisel. Teavitus saadetakse samal päeval näiteks kell 15 (kellaaeg on konfig. Failist muudetav, teavitus ise on konfig. Failist sisse- ja väljalülitatav).
• Rea staatus ja üldstaatus on kaks päeva (päevade arv konfist muudetav) hiljem „kontrollimisel“. Teavitus saadetakse samal päeval näiteks kell 15 (kellaaeg on konfig. Failist muudetav, teavitus ise on konfig. Failist sisse- ja väljalülitatav).
• Arve rida tagastatakse kinnitaja poolt. Arve üldstaatus on „kontrollimisel“ ning reastaatus „tagastatud“- saadetakse kohe teavitus kontrollijale (konfiguratsiooni failist sisse- ja väljalülitatav).

Kinnitajale saadetakse teavitus juhul kui:

• Kasutaja määratakse kinnitajaks ja üldstaatus on kinnitamisel. Teavitus saadetakse samal päeval näiteks kell 15 (kellaaeg on konfig. Failist muudetav, teavitus ise on konfig. Failist sisse- ja väljalülitatav).
• Rea staatus ja üldstaatus on kaks päeva (päevade arv konfist muudetav) hiljem „kinnitamisel“. Teavitus saadetakse samal päeval näiteks kell 15 (kellaaeg on konfig. Failist muudetav, teavitus ise on konfig. Failist sisse- ja väljalülitatav).
• Arve rida tagastatakse raamatupidaja poolt. Arve üldstaatus on „kinnitamisel“ ning reastaatus „tagastatud“- saadetakse kohe teavitus kinnitajale (konfiguratsiooni failist sisse- ja väljalülitatav).

Raamatupidaja grupis olevatele kasutajatele saadetakse teavitus juhul kui:

• Üldstaatus on “kinnitatud”. Teavitus saadetakse samal päeval näiteks kell 15 (kellaaeg on konfig. Failist muudetav, teavitus ise on konfig. Failist sisse- ja väljalülitatav).
• Üldstaatus on kaks päeva (päevade arv konfist muudetav) hiljem „kinnitatud. Teavitus saadetakse samal päeval näiteks kell 15 (kellaaeg on konfig. Failist muudetav, teavitus ise on konfig. Failist sisse- ja väljalülitatav).

Juhul kui arve tühistatakse:

• Arve tühistatakse raamatupidaja poolt, üldstaatus „Tühistatud“. Emaili teavitus läheb kohe kõikidele menetluses osalejatele (konfiguratsiooni failist sisse- ja väljalülitatav).

Kasutajad määratakse gruppidesse vastavalt nende rollidele ostuarvete menetlemisel, mille tulemusena saavad kasutajad vastavalt neile antud rollidele teha käesolevas peatükis kirjeldatud tegevusi. Vastavalt grupikuuluvusele on kasutajal süsteemi avalehel plokid, kus kuvatakse arved vastavalt menetlusetapile (arve liigub automaatselt vastavalt arve staatusele).

• Sisestada saavad ostuarveid kõik, kellel on ostuarvetele tavapärane kirjutamisõigus, lisades ostuarve menüüst „Lisa uus“ → „Kuludokument“→ „Ostuarve“
• Sisestaja täidab minimaalselt kohustuslikud andmeväljad ja määrab ostuarvele jagaja(d) arve read välja „Arve jagaja(d)“ lahtris (konfifailis määratakse, kas arve jagajaid saab määrata ühe või mitu), selleks
• valib väljal „Arve jagaja(d)“ kasutaja(d), kellele ostuarve saadetakse,
• mitme jagaja valikus viimane „Tühista viimane“ võimaldab eelnevaid valikuid tühistada.
• Andmete salvestamiseks tuleb vajutada vormi all nuppu „Salvesta“. Arve liigub automaatselt esimese jagaja avalehele.
• Kui sisestaja on ise ka jagaja, siis ta saab kohe ennast jagajaks määrata ning arve read täita.

Jagamiseks määratud ostuarve kuvatakse jagaja avalehel eraldi plokis „Jagamiseks määratud ostuarved“

• Arve ridadeks jagamine - ostuarve ridasid saab lisada ja muuta nii ostuarve muutmise kui ka vaatamise vormil, kuhu jagaja vaikimisi suunatakse avalehelt arvet avades:
• Ridade lisamiseks kasutatakse nuppe: „Lisa uus rida“ - lisab tühja rea, mida saab täitma asuda; „Lisa uus rida kogu jäägi peale“ - lisab rea, kus on summa lahter täidetud veel jagamata summaga. Eeltäidetud summat saab muuta ning teised veerud tuleb täita.
• ridadeks jagamisel täidetakse arve real veerud ning määratakse kontrollijad ja kinnitajad igale reale eraldi.
• ostuarve on seni jagaja avalehel staatuses „Sisestatud“, kuni ostuarve kogusumma on arve ridadel jagatud.
• kui määratakse kontrollija, siis rea staatus muutub automaatselt „Kontrollimisel“
• kui kontrollija ja kinnitaja on samas isikus, siis on arve rea staatus automaatselt „Kinnitamisel“
• Ridade kustutamiseks kasutatakse nuppe: „Kustuta valitud read“ - kustutab need read, millele on linnuke ette märgitud; „Kustuta kõik read“ - kustutab kõik arveread.
• kui arvel on mitu jagajat, siis kui üks jagaja on oma töö lõpetanud (st omalt poolt arve read lisanud koos vajalike andmetega ning andmed salvestanud), siis saadab ta ostuarve edasi järgmisele jagajale vajutades tabeli all nuppu „»Arve jagaja“
• Seejärel suundub ostuarve järgmisele jagajale avalehele ning ta saab omalt poolt arve ridu lisada.
• Arve jagajate vahel saab arvet saata nuppudega „»Arve jagaja“ - saadab järgmisele jagajale; „Arve jagaja«“ - saadab eelmisele jagajale (arve ridade kohal on jagajate järjestus, jagaja nimi, kelle „käes“ arve on, on märgitud rasvases kirjas).
• Ostuarve liigub kontrollija(te)le edasi juhul, kui kogu ostuarve summa on ridale jaotatud.

Avalehelt arve avamisel saab kontrollija temale kontrollimiseks edastatud arve ridadel:

• määrata enda asemel kontrollijaks teise kasutaja
• määrata ja muuta kinnitajat
• sisestada ja muuta tabelis arve read olevaid andmeid (muudetavad veerud määratakse konfiguratsiooni failis);
• märkida arve rea kontrollituks vajutades arve real nuppu „Kontrollitud“ või tehes linnukesed ette mitmele temal kontrollimiseks saadetud reale ning arve ridade tabeli all nuppu „Märgi valitud read kontrollituks“ (kui arve real ei ole kinnitajat määratud, siis ei saa arve rida kontrollituks märkida).
• seni kui ostuarve staatus on kontrollimisel, saab kontrollija temale kontrollimiseks saadetud ostuarve arverea kontrollitud staatusest tagasi võtta, vajutades arve real nuppu „Kontrollitud“
• tagasi saatmiseks vajutada arve real nuppu „Tagasta“, seejärel kuvatakse kasutajale aken kommentaari lisamiseks, pärast kommentaari lisamist on arve staatus „Tagastatud“ (kommentaar on näha, kui hiirega arve rea staatusele liikuda) ning ostuarve kuvatakse jagaja avalehel plokis „Jagajale tagastatud ostuarved“ (mitme jagaja puhul liigub tagastatud rea sisestanud jagajale).
• Kui kõik read on kontrollitud, st staatuses „kinnitamisel“, muutub kogu arve staatus automaatselt „Kinnitamisel“ ning arve liigub edasi kinnitamiseks.

Avalehelt arve avamisel saab kinnitaja temale kinnitamiseks edastatud arve ridadel:

• sisestada ja muuta tabelis arve read olevaid andmeid (muudetavad veerud määratakse konfiguratsiooni failis);
• märkida arve rea kinnitatuks vajutades arve real nuppu „Kinnitatud“ või tehes linnukesed ette mitmele temal kinnitamiseks saadetud reale ning arve ridade tabeli all nuppu „Märgi valitud read kinnitatuks“
• seni kui kogu ostuarve staatus on kinnitamisel, saab kinnitaja temale kinnitamiseks saadetud ostuarve kinnitamisest tagasi võtta vajutades arve real nuppu „Kinnitatud“,
• arve rea tagasi saata vajutades arve real nuppu „Tagasi“ (saadab ühe astme võrra tagasi) või „Tagasta“ (saadab arve jagajale, kes arve rea sisestanud on); seejärel kuvatakse kasutajale aken kommentaari lisamiseks, pärast kommentaari lisamist on arve staatus „Tagastatud“ (kommentaar on näha, kui hiirega arve rea staatusele liikuda) ning ostuarve kuvatakse vastavalt kontrollija või kontrollija ja jagaja avalehel vastavas plokis.

Kinnitatud ostuarve kuvatakse raamatupidajale avalehel eraldi plokis „Maksmisele määratud ostuarved“. Raamatupidaja saab:

• arve rea tagasi saata vajutades arve real nuppu „Tagasi“ (saadab ühe astme võrra tagasi) või „Tagasta“ (saadab arve jagajale, kes arve rea sisestanud on). Seejärel kuvatakse kasutajale aken kommentaari lisamiseks, pärast kommentaari lisamist on arve staatus „Tagastatud“ (kommentaar on näha, kui hiirega arve rea staatusele liikuda) ning ostuarve kuvatakse vastavalt kinnitaja või kontrollija ja jagaja avalehel vastavas plokis.
• kogu ostuarve tagasi lükata vajutades „Arve read“ väljal nuppu „Tagasta arve“, mille tulemusena saadetakse ostuarve jagaja avalehele ning ostuarve staatus on seejärel „Tagastatud“, sellisel juhul raamatupidaja kommnentaar tagastamise kohta kuvatakse väljal „Staatuse kommnentaar“
• ostuarve tühistada vajutades „Arve read“ väljal nuppu „Tühista“, mille tulemusena ostuarve staatus on „Tühistatud“ ning raamatupidaja kommentaar tühistamise kohta kuvatakse väljal „Staatuse kommnentaar“.
• ostuarve tasumisel märkida ostuarve staatuseks „Saadetud“.

• kui arve on tagastatud, siis ilmub ta vastavas plokis avalehel kasutajal, kellele arve või arve rida tagastati. Ka siis, kui tagastatakse üks arverida, läheb arve automaatselt „Tagastatud“ staatusesse. Avades arve, saab teha muudatused ning vajutades salvesta liigub arve uuesti järgmisele astmele (näiteks jagajalt kontrollijale, kontrollijalt kinnitajale jne) ning arve staatus muutub uuesti vastavalt sellele.

• Selleks, et tekiks nupp “lae andmed arve mallist” peab olema vähemalt üks mall salvestatud. Malli salvestamiseks tuleb teha linnuke Kasuta mallina “Jah” ning täita väli Malli nimetus
• Järgmist arvet lisades hankija põhise malli korral tuleb kõige pealt täita hankija väli ning salvestada, alles tagasi muudavormile minnes ilmub nupp “Lae andmed arve mallist”
• Nuppu vajutades ilmub mallide valiku rippmenüü. Kui valida mall ning vajutada nuppu “Lae andmed arve mallist” täidetakse ära kõik arve read täpselt selliselt nagu on sellel arvel, mille mall valiti.
• Kui andmeid arve ridades muuta siis mallis muudatusi ei tehta.

NB!Andmed võetakse arve pealt, kus on vastav malli nimi ning tehtud linnuke Kasuta mallina. Kui arve kustutatakse, siis kustub ka mall, kuna andmeid ei ole enam kuskilt võtta.

Mallide kustutamiseks on kaks võimalust:

• Ostuarve muudavormil arve ridade juures valid malli, mida soovid kustutada ja vajutad nuppu “Kustuta mall”, selle tegevuse peale märgitakse arve juures automaatselt Kasuta mallina “Ei-ks”.
• Otsid arve, millel on Kasuta mallina „Jah“, kui arve on leitud, siis tuleb see avada ja teha linnuke kasuta mallina “Ei”.